Lisää laatua julkisiin hankintoihin
Julkisista hankinnoista puhuttaessa toistuvat usein kommentit ”ostetaan halvinta” tai ”halvin hinta voittaa aina”. Tilanteet ovat tosielämässä luonnollisesti monitahoisempia, mutta hieman väitteissä on myös perää. Toisinaan laatu on pakollisissa vaatimuksissa määritelty sen verran kattavasti, että lisälaatu ei ole tarpeen tai sitä ei ole kovin helppoa vertailla. Toisinaan taas, vaikka laatu on mukana vertailussa, ei sen suhteen saada aikaan (paperilla) merkittäviä eroja ja hinnan merkitys korostuu muodollista painoarvoaan enemmän.
Laatuvertailun muodostaminen tarjouspyyntöasiakirjoissa on aidosti hankalaa. Mitkä ovat kyseiseen hankintaan liittyviä laatutekijöitä ja miten ne pisteytetään? Mikä painoarvo laadulle annetaan ja millä kaavalla pisteet lasketaan? Oikotietä ei ole, mutta hyvät lähtötiedot auttavat valmistelussa. Oleellista on pystyä arvioimaan, minkälaisia tuotteita tai palveluita markkinoilla on ja mikä on niiden hinta- ja laatutaso. Tätä lähtötilannetta voidaan sitten peilata hankintayksikön tarpeisiin ja hahmottaa, missä hinta- ja laatuluokassa hankintayksikön tarpeet voitaisiin käytettävissä olevilla varoilla parhaiten täyttää.
Millaista vertailukaavaa kannattaa käyttää?
Paraneeko laatu sitten aina suorassa suhteessa lisähintaan? Yleensä ei. Mutta mielenkiintoista kyllä, jos näin kuitenkin käy, on voittaja helposti joko halvin tai kallein tarjous. Lopputulos on tämä aina, kun käytetään yleisintä julkisissa hankinnoissa käytettyä vertailukaavaa:
(halvin hinta/vertailtavalla hinnalla)*hinnan painoarvo ja (vertailtavat laatupisteet/parhailla laatupisteillä)*laadun painoarvo
Kun tarjousten vertailussa käytetään muita pisteiden laskukaavoja, tulos muuttuu. Käytännössä markkinatilanne on harvoin näin suoraviivainen. Yleensä hinnan noustessa laatu paranee vaihtelevasti. Joskus hieman edullisempi voi olla myös laadultaan parempi verrattuna hieman kalliimpaan. Toisinaan voi löytyä myös ns. hintaportaita, joiden jälkeen laatu alkaa paranemaan oleellisesti jne.
Hankinnan valmistelussa ei aina ymmärretä huomioida, miten laadun painoarvo ja pisteiden laskentatapa vaikuttavat kussakin markkinatilanteessa. Tämän vuoksi lopputulos voi joskus yllättää.
Hankintabotti Hankin vertailukone
Olemme PTCS:llä törmänneet näihin erilaisiin hinta- ja laatuvertailun ongelmatilanteisiin jatkuvasti sekä kotimaassa että myös esimerkiksi ns. Kroatian hankintakoulutus -projektimme yhteydessä. Näiden kokemusten pohjalta syntyi idea kehittää menetelmä, jolla näitä hankinnan lopputulokseen oleellisesti vaikuttavia tekijöitä voitaisiin jo tarjouspyynnön valmisteluvaiheessa simuloida. Idea jalostui sitten vertailukoneeksi, jonka yhtenä pääpainopisteenä on helppokäyttöisyys.
Vertailukone on toteutettu niin, että tarjousta kuvaa piste koordinaatistossa. Koordinaatiston y-akseli kuvaa hintaa ja x-akseli puolestaan sitä, kuinka monta prosenttia kunkin tarjouksen arvioidaan saavan laatupisteiden maksimimäärästä. Tämän jälkeen vertailukaavaa, tarjousten lukumäärää, pisteytystä ja laadun painoarvoa voidaan tarpeen mukaan muuttaa ja samalla vertailukone päivittää pistetaulukkoa reaaliajassa.
Huomioitavaa pisteytyksen osalta on, että ne pystytään arvioimaan mahdollisimman hyvin markkinatilanteen pohjalta. Laatupisteisiin vaikuttaa luonnollisesti myös se, mitä laatutekijöitä hankintayksikkö aikoo pisteyttää ja millä tavalla. Eli markkinatuntemus tai markkinakartoitus on olennainen tekijä simuloinnissa. Lisää markkinavuoropuhelusta blogissa Miten markkinavuoropuhelu kannattaa toteuttaa.
Simulaatio auttaa hankinnan valmistelussa, kun hankintayksikössä suunnitellaan tarjousten vertailumekanismia ja painoarvoja. Kuhunkin tilanteeseen sopivilla painoarvoilla ja vertailukaavalla päästään todennäköisemmin hankintayksikön tarpeita vastaavaan lopputulokseen.
Simulaatio ei kuitenkaan ole ennuste, vaan yleensä suuremmissa hankinnoissa tulee eteen yllätyksiä. Tai voisi varmaankin sanoa, että on yllätys, jos ei tule yllätyksiä. Niihin on siis hyvä varautua. Riittävän hyvällä valmistautumisella ja etukäteissuunnittelulla mahdollistetaan, että suunnitelmia voidaan ainakin valmistautua päivittämään heti muutostarpeiden ilmetessä.
Blogin on kirjoittanut PTCS:n asiantuntija varatuomari Tapio Lahtinen.
PTCS:n kehittämän hankintabotti Hankin vertailukoneen avulla voi siis helposti kokeilla, miten hankinnan kohteen vertailuarvojen, kuten esimerkiksi laadun ja hinnan painoarvojen muuttaminen, vaikuttaa tarjouskilpailun lopputulokseen.
Jos haluat keskustella kanssamme siitä, miten voisit hyödyntää hankintabotti Hankin tuottamaa simulointiapua omassa työssäsi jo nyt, ota yhteyttä toimitusjohtaja Saila Eskolaan, puh. 050 369 7614 tai saila.eskola@ptcs.fi.
Lue lisää hankintabotti Hankista.
Tags: Hankhankintabottihintalaatusimulaatiotarjouspyyntövertailutaulukko