Miksi julkiset hankinnat vaativat rohkeutta?
”Mikä on rohkein tekosi julkisten hankintojen kilpailutuksissa?” Lähestyvä koulutus mielessä kysyin tämän kysymyksen työkaveriltani. Hän piti rohkeana, ja myös hyvin suoraselkäisenä ratkaisuna, hinnaltaan halvimman tarjouksen hylkäämistä poikkeuksellisen alhaisen hinnan perusteella. Hylätyn tarjouksen hinta oli 139 miljoonaa euroa. Asia käsiteltiin lopulta myös markkinaoikeudessa. Rohkea ratkaisu osoittautui tässä tapauksessa oikeaksi.
Rohkeuden puute estää toimintatapojen kehittymisen
Koulutuksissa kysyn usein osallistujilta, miksi heidän mielestään hankintoja tehdään totutulla tavalla. Siitäkin huolimatta, että toimintatapa ei todennäköisesti kuitenkaan ole toimiva ja johda parhaaseen lopputulokseen. Yleisin vastaus on rohkeuden puute.
On selvää, että oman mukavuusalueen ulkopuolelle meneminen vaatii rohkeutta. Rutinoitunut tapa toimia on tutkitusti mukavaa ja kuluttaa vähän energiaa. Kehittyminen parhaaksi puolestaan edellyttää jatkuvaa rohkeutta käsitellä epämukavia asioita. Julkisten hankintojen maailmassa tämä tarkoittaa vaikkapa rohkeutta viedä läpi kilpailutus, tavalla, jota ei ole koskaan aikaisemmin tehnyt. Esimerkiksi uuden hankintamenettelyn kehittäminen ja innovatiivisen hankinnan tekeminen vaativat rohkeutta.
Kestävien ja innovatiivisten julkisten hankintojen verkostomainen osaamiskeskus (KEINO) on selvittänyt hankintojen innovatiivisuus- ja kestävyysaspektien yleisyyttä. KEINOn selvityksen mukaan melkein puolet näistä hankinnoista ovat tilaajan kannalta uudentyyppisiä tai entistä parempia ratkaisuja. Noin 5% näistä hankinnoista oli tilaajalle täysin uusia. Markkinoille uusia tai olennaisia parannuksia tuottaneita oli myös 5 %. Tutustu raporttiin tarkemmin Innovatiivisten ja kestävien hankintojen tilanne Suomessa. Lisäksi tietoa kartoituksen tuloksista löytyy KEINOn omasta uutisesta Lähes puolet julkisista hankinnoista ovat tilaajan kannalta uusia tai aiempia parempia ratkaisuja.
Julkisten hankintojen markkinat eivät toimi
Vaikka KEINOn selvityksen perusteella kehittymistä ja parannusta onkin tapahtunut, julkisten hankintojen markkinat eivät kuitenkaan näytä toimivan toivotulla tavalla. ”Julkiset hankinnat ovat rikki eikä kilpailutus toimi.” Näin uutisoitiin huhtikuussa 2019 muun muassa Helsingin sanomien artikkelissa. Uutisoinnin taustalla oli VATT:in tutkimus ”Anatomy of Public Procurement” ja tutkimuksesta julkaistu tiedote Julkiset kilpailutukset eivät houkuttele yrityksiä, jonka mukaan kilpailuttamisen tavoite julkisten varojen mahdollisimman tehokkaasta käytöstä, ei toteudu. Tutkimusten tuloksia on käsitelty ja analysoitu myös muun muassa Kuntalehdessä jutussa Julkisiin hankintoihin turhan vähän tarjouksia – karkaavatko kustannukset käsistä? ja Suomen Yrittäjien julkaisemassa blogissa Julkinen hankintajärjestelmä on rikki .
En voi kieltää, ettenkö olisi huolissani tutkimuksen tuloksesta. Meidän pitäisi ehdottomasti haastaa markkinoita rohkeammin, että saadaan useita vertailukelpoisia tarjouksia, jolloin syntyy aitoa kilpailua.
Mikä kilpailutuksissa pelottaa?
Jotta voisi tulla rohkeaksi, pitäisi mielestäni myös tietää, mitä pelkää. Mikä siis voisi olla pelottavinta, mitä kilpailutuksessa voi sattua?
Mieleeni tuli ensimmäisenä, ettei saada yhtään tarjousta. Tämä on VATT:in tutkimuksen mukaan hyvinkin yleistä. Vielä yleisempää on, että saadaan ainoastaan yksi tarjous. Kukaan ei varmaan kuitenkaan erityisesti pelkää sitä, että tarjouksia saadaan vain yksi. Mutta miksi se ei pelota? Onko yhden tarjouksen saaminen kilpailuttajan kannalta itse asiassa hyvä asia?
Hyvää on monen mielestä se, ettei tarvitse tehdä tarjousten vertailua ja säästetään aikaa ja vaivaa. Usein myös valitusriski pienenee, jos tarjouskilpailu on yhdestä tarjouksesta huolimatta ollut hankintalainsäädännön mukainen. Lisäksi etuna on, että hankinta saadaan todennäköisesti toteutettua suunnitellussa aikataulussa.
Sen sijaan, että huokaistaan helpotuksesta ja tyydytään yhteen tarjoukseen, pitäisi sellaista tilannetta mielestäni ehdottomasti pelätä. Miksi? Koska kilpailua ei ole toivotulla tavalla syntynyt. Koska pitkällä tähtäimellä hinnat nousevat ja markkinat eivät toimi. Ja koska silloin julkiset hankinnat ovat pysyvästi rikki.
Haasta markkinat rohkeasti
Markkinoihin vaikuttamista ja siihen liittyviä parhaita käytäntöjä käsiteltiin muun muassa julkisten hankintojen yhdistyksen pikkujouluissa 2018. Keskeisimmät vinkit olivat tiivistettynä nämä:
- Tutustu markkinaan
- Älä rajoita kilpailua
- Mieti sopimuksen kokonaiskuvaa suhteessa omaan toimintaasi
- Viesti ahkerasti tarpeistasi ennen kilpailuttamista
- Kilpailutuksella voit vaikuttaa markkinaan
Itse olen työskennellyt julkisten hankintojen parissa jo parikymmentä vuotta. Oma erikoisvinkkini rohkeuteen on hyvin yksinkertainen. Kun asiat on selvittänyt hyvin, epäonnistumisen todennäköisyys on pienempi, eikä se enää pelota. On helpompi olla rohkea, kun taustatyöt on tehty huolellisesti, mahdolliset ongelmat on pyritty tunnistamaan etukäteen ja niihin on löydetty ratkaisut. Tämän toimintamallin yksi kivijaloista on markkinoiden analysoiminen ja hyvä markkinavuoropuhelu. Lisäksi esimerkiksi vertailuperusteiden ja painoarvojen asettamisessa kannattaa käyttää apuvälineitä ja etukäteen kokeilemalla etsiä järkevintä ratkaisua. Hankintaan liittyvät haasteet kannattaa myös jakaa pienempiin asiakokonaisuuksiin ja ratkaista asia kerrallaan.
Olen myös huomannut, että yhdessä on huomattavan paljon helpompi olla rohkea. Kiitokset rohkeista hankinnoista kaikille työkavereille, asiakkaille ja kollegoille, joiden kanssa olen saanut oppia rohkeammaksi julkisten hankintojen asiantuntijaksi. Jatketaan samaan malliin.
Rohkeus julkisissa hankinnoissa on läpileikkaavana teemana Hankinta- ja logistiikka-alan neuvottelupäivillä Helsingissä 6.-7.6.2019. Tavataan siellä!
Kirjoittaja on PTCS:n toimitusjohtaja, OTK Saila Eskola.
Tags: Julkiset hankinnatkilpailutustarjouskilpailuvertailuperuste