Viisi vinkkiä välttää hankintasopimusriidat

Tämä sisältö saattaa sisältää vanhentunutta tietoa, sillä se on julkaistu vuonna 2021

Oletko tullut ajatelleeksi, miten julkisten hankintojen sopimukset eroavat yritysten välisistä sopimuksista? Jos jätetään neuvottelumenettely pois laskuista, jää tarjoajan neuvotteluvaltaan oikeastaan vain se, tekeekö tarjoaja tarjouksen vai ei.  Sopimusehdot laatii lähtökohtaisesti hankintayksikkö. Myös sopimuskauden aikana tilanne on varsin joustamaton, eikä solmitun hankintasopimuksen ehtoja juurikaan ole mahdollista muokata jälkikäteen. Tätä joillekin jopa harmaita hiuksia aiheuttavaa aihetta olemme käsitelleen tarkemmin blogissamme sopimusmuutosten laillisuudesta. Sopimusmuutoksia koskeva, vuonna 2017 voimaan tullut hankintalain 136 § laajensi hankintalain soveltamisalaa entisestään myös sopimuskaudelle. Hankintalainsäädännön asettama jäykkä sopimuskäytäntö vaatii hankintayksiköitä suunnittelemaan sopimuksensa huolella.

PTCS:n oikeudenkäynti- ja riidanratkaisutiimin Tuukka Lappalainen ja Lasse Lipsanen ovat koonneet viisi varmaa vinkkiä, jotka auttavat sinua välttämään hankintasopimusten yleisimmät sudenkuopat.

1.  Tee tarjouspyynnöstä selkeä ja ymmärrettävä

Jotta tarjoaja pystyy antamaan kilpailukykyisen tarjouksen, on tarjouspyynnöstä käytävä selkeästi ilmi kaikki olennainen, joka vaikuttaa tarjouksen hinnoitteluun. Kaikenlaiset tulkinnanvaraisuudet ja arvailun varaan jäävät seikat vaikeuttavat tarjouksen tekemistä ja voivat myöhemmin aiheuttaa erimielisyyksiä osapuolten välille. Tämä korostuu erityisesti kiinteähintaisissa tarjouksissa. Tarjouspyyntöä pitäisikin osata tarkastella tarjoajan silmin. Se, mikä on tarjouspyynnön laatijan mielestä itsestään selvää, voi aiheuttaa päänvaivaa tarjouksen tekijälle.

On hyvä huomioida myös se, että tarjoaja ei välttämättä ole sidottu tekemäänsä kiinteähintaiseen tarjoukseen, jos hankintayksikön voidaan todeta antaneet puutteellisia tietoja hankinnan kohteesta. Esimerkiksi, jos tarjouspyynnössä on ilmoitettu purku-urakan sisältävän 300 neliöisen rivitalon purkamisen ja purkujätteen poisviennin, mutta todellisuudessa talon koko onkin 400 neliötä ja talossa on asbestia.  Tässä tapauksessa tarjoajaa ei voisi lähtökohtaisesti vaatia toteuttamaan urakkaa alun perin tarjoamallaan kiinteällä hinnalla.

2. Panosta sopimusehtoihin

Hyvä sopimus antaa molemmille osapuolille askelmerkit, joita heidän odotetaan noudattavan. Entä kun eteen tulee yllättävä este, jonka vuoksi toimitus viivästyy? Ei hätää, hyvästä sopimuksesta löytyy yhteyshenkilö ja tapa, jolla viiveestä ilmoitetaan. Riittävän kattavien sopimusehtojen avulla päästään maaliin ennalta määriteltyä polkua pitkin. Toki joskus kuitenkin eteen tulee ylitsepääsemättömiä vaikeuksia. Näissä tilanteissa auttaa, että sopimuksessa on huomioitu myös sopimuksen päättäminen ja ehdot siitä, missä tilanteissa niin voidaan tehdä.

 3. Määrittele hinnat ja ehdot hinnanmuutoksille

Yritystä kiinnostaa ennen kaikkea hinta ja hankkeen kannattavuus. On tärkeää, että osapuolilla on samanlainen näkemys hinnoitteluperusteista. Siksi sopimuksen hintaliitteen on oltava mahdollisimman selkeä. Erityisesti kiinteähintaisissa palvelusopimuksissa on välttämätöntä määritellä tarkasti, mitä yrityksen tehtäviin kuuluu.

Erityisesti pitkissä sopimuksissa on tärkeää muistaa kirjata sopimukseen myös sopimuskauden aikaisten hinnanmuutosten ehdot. Hinnanmuutoksen edellytysten sitominen soveltuvaan indeksiin on usein fiksuinta. Hinnanmuutosehdon lisäksi sopimuksesta on käytävä ilmi myös, kuinka usein hintoja tarkistetaan. Sopimuksessa on myös tuotava esiin tapa, jolla hinnanmuutoksista sovitaan. On olennaisen tärkeää kirjata, päätetäänkö niistä neuvottelemalla yhteisesti vai voiko toinen osapuoli muuttaa hintoja yksipuolisesti.

4. Reklamoi ajoissa

Jos hankinnan kohde ei syystä tai toisesta vastaa sovittua, on tärkeää reklamoida sopimuskumppanille mahdollisimman pian sopimuksessa kirjatulla tavalla. Reklamoinnin laiminlyönti voi pahimmillaan johtaa siihen, että sopimuksen vastaisesta suoritteesta muodostuu hyväksyttävä. Tällöin on mahdollista, että sopimuksenvastaisesta suoritteesta muodostuu ajan mittaan uusi sopimusehto.

5. Kommunikoi säännöllisesti

Koskaan ei voi liikaa painottaa hyvän ja säännöllisen kommunikoinnin tärkeyttä. Avoin ja keskusteleva suhde auttaa tunnistamaan ongelmat ja niihin puuttumisen jo aikaisessa vaiheessa. Hyvän keskusteluyhteyden avulla ratkaiset orastavat ongelmat ennen kuin ne ehtivät eskaloitua varsinaiseksi riidaksi. Tarkennuksen pyytäminen on aina parempi vaihtoehto kuin arvuuttelu. Käydyt keskustelut ja niissä tehdyt päätökset kannattaa laatia pöytäkirjan muotoon, jotta yhteisesti käsitellyt ja sovitut asiat ovat osoitettavissa kirjallisessa muodossa.

PTCS:ltä saat apua sopimusriitojen ennalta ehkäisyyn ja sovitteluun

Yllä listattuja vinkkejä hyödyntämällä saat laadittua hyvän sopimuksen, joka auttaa sopimuskaudella ilmenevien ongelmatilanteiden ehkäisemisessä. Autamme sinua mielellämme selkeä ja ymmärrettävän sopimuksen laatimisessa. Lue lisää sopimusoikeudellista palveluistamme. Jos riitatilanteeseen kuitenkin joudutaan osaava ja kokenut riidanratkaisutiimimme auttaa sekä julkisen sektorin toimijoita että yrityksiä riitojen ratkaisemisessa. Merkittävä osa riita-asioista saadaan sovittua neuvottelemalla eikä tuomioistuinkäsittelyyn jouduta. Mutta tarvittaessa avustamme asiakkaitamme myös oikeudenkäynneissä kaikissa oikeusasteissa.

Lisätietoja kaikista tarjoamistamme julkisten hankintojen asiantuntijapalveluista lähettämällä viestin info@ptcs.fi.