Koronavirustilanteen vaikutukset hankintasopimuksiin – mitä kannattaisi tehdä juuri nyt
Valloillaan oleva koronavirusepidemia herättää kysymyksiä myös hankintojen toteuttamiseen ja hankintasopimuksiin liittyen. Monissa hankintayksiköissä on pohdittu, aiheuttaako epidemia erityisten toimenpiteiden tarvetta hankintasopimusten hallinnoinnissa. Meidän näkemyksemme on, että nyt jos koskaan, on aika katsoa, mitä hankintasopimuksiin tulikaan kirjoitettua.
Missä vaiheessa sopimuksia pitäisi käydä läpi?
Koronavirusepidemia aiheuttaa hankaluuksia palveluiden tuottamiseen ja tuotteiden toimitusketjuihin sekä vaikuttaa pitkään jatkuessaan myös työvoiman saatavuuteen. Viimeistään nyt hankintayksikössäsi kannattaa tarkastella hankintasopimuksia siitä näkökulmasta, miten mainituissa tilanteissa voidaan sopimuksen perusteella menetellä.
Meidän mielestämme sopimuksia kannattaa käydä läpi jo hyvissä ajoin etukäteen ennen kuin pulmatilanne tulee eteen. Näin sinulla on selvät sävelet siitä, miten toimia. Erityisesti oman toiminnan kannalta kriittisten sopimusten osalta, hankintayksikön pitää pystyä toimimaan nopeasti, jotta ongelmien konkretisoituessa pystytään välttämään suuremmat vahingot. Toimenpiteiden ennakollisuutta ei ole suinkaan syytä vähätellä, sillä jo nyt on ollut liikkeellä muun muassa palveluntuottajien ilmoituksia siitä, etteivät he esimerkiksi kykene tuottamaan palvelua epidemian takia sovitun mukaisesti. Hankintayksiköiden sähköposteihin on siis jo tullut viestejä, joissa vedotaan force majeure -ehtoihin toimituksen viivästymisen syynä. Siksi kannattaakin virkistää muistia hankintasopimusten sisällön suhteen.
Muistin virkistystä ei pidä tehdä vain siksi, että tarvittaessa olisi valmius reagoida toimittajien force majeure ‑vaatimuksiin. Myös hankintayksiköllä itsellään voi olla nykytilanteessa tarvetta tarkastella jo sovittuja ostojen määriä ja mahdollisesti neuvotella sopimusta kohtuullisempaan suuntaan. Joten sopimuksen sisällön tarkastelu on siis monesta syystä tärkeää.
Mitä sopimuksista pitää tarkistaa?
Sopimusten sisällöstä on hyvä olla mahdollisimman laaja käsitys eli olisi parasta, että kaikkien sopimusten määräykset olisivat organisaatiossasi tarkasti tiedossa. Jos ja kun aika on kuitenkin kortilla, kannattaa palautella mieliin ainakin seuraavat asiat
- Force majeure eli ylivoimainen este
– Yleisissä ehdoissa poikkeavat sopimusehdot - Hankittavia määriä koskevat sopimusehdot
- Toimitusajat
Olemme koonneet alle tiivistelmän sopimusten tärkeimmistä kohdista.
Force majeure -ehdot
Meneillään olevassa epidemiatilanteessa kannattaa olla vähintäänkin selvillä hankintasopimusten force majeure -ehdoista, joissa käsitellään sopimusvelvoitteiden täyttämättä jättämistä ylivoimaisen esteen perusteella. Ylivoimaisella esteellä viitataan sellaisiin tapahtumiin, jotka estävät sopimuksen täyttämisen. Tyypillisiä esimerkkejä ylivoimaisista esteistä ovat muun muassa sota ja kapina. Kuten edellä on viitattu, on force majeure -ehtojen soveltaminen koronavirusepidemian vuoksi tullut aiheelliseksi sekä hankintayksiköille että palveluntuottajille.
On syytä pitää mielessä, että force majeure -ehdot ovat sopimuskohtaisia eli periaatteessa jokaisessa hankintayksikön sopimuksessa voi olla omanlaiset ehdot. Vaikka tämä onkin epätodennäköistä, on hyvä muistaa, että ehtojen sisältö voi vaihdella erilaisissa yleisissä ehdoissa (JIT, JYSE, YSE yms.), joita hankintayksiköt tyypillisesti soveltavat hankintasopimustaan täydentävinä ehtoina. Kannattaa siis perehtyä myös omien hankintasopimustensa force majeure -ehtojen mahdollisiin eroavaisuuksiin. Lisäksi on hyvä tiedostaa, että ylivoimaiseen esteeseen voidaan vedota siitäkin huolimatta, ettei sopimuksessa olisi nimenomaista mainintaa siitä. Näyttövelvoite esteestä on esteeseen vetoavalla.
Sovitut volyymit ja toimitusajat
Jos hankittavista määristä on sovittu sitovasti ja määrät ovat vähentyneet tai vähentymässä, kannattaa tarkastella mahdollista joustovaraa niiden osalta. Myös suurissa kertahankinnoissa voi molempien sopimuksen osapuolten näkökulmasta olla tarpeen neuvotella toimitusaikataulusta. Siinä missä hankintayksiköllä ei välttämättä ole tarvetta tai valmiuksia toimituksen sopimusaikataulun mukaiseen vastaanottamiseen, voi toimittajalla olla esimerkiksi omien alihankkijoidensa toimitusvaikeuksien vuoksi tarvetta joustolle.
Toimitusajat voivat viivästyä muissakin hankinnoissa. Esimerkiksi rakennusurakoiden valmistumisiin on odotettavissa viivästymisiä, ja YSE-ehtojen 20 § saattaa oikeuttaa urakoitsijan urakka-ajan pidentämiseen. Vastaavat ehdot on sisällytetty myös JYSE Palvelut -, JYSE Tavarat – ja JIT-ehtoihin. Vähäistä pidemmän viivästyksen sattuessa YSE-ehtojen 23 § 2 kohta velvoittaa toimittajan kutsumaan tilaajan neuvotteluihin vahinkojen minimoimiseksi. Neuvottelu niin tässä kuin muissakin ongelmatilanteissa on ehdottomasti suositeltavaa, jotta päästään kaikkien osapuolten kannalta parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen.
Toimittajan konkurssi ja talousvaikeudet
Toimittajan konkurssi voi aiheuttaa toimitusten loppumisen lyhyelläkin varoitusajalla. Konkurssi oikeuttaa YSE- ja KSE-ehtojen mukaan hankintayksikön purkamaan sopimuksen. JYSE Tavarat – ja JYSE Palvelut ‑sopimusehdot oikeuttavat sopimuksen irtisanomisen välittömästi, jos palveluntuottajan taloudellisten tai muiden olosuhteiden havaitaan muuttuneen olennaisesti niin, ettei voida olettaa palveluntuottajan täyttävän hankintasopimuksen mukaisia velvollisuuksiaan eikä luotettavaa selvitystä velvoitteiden täyttämisestä anneta. Yleisesti käytetyissä sopimusehdoissa on pääsääntöisesti lähdetty siitä, että toimittajan konkurssissa tai merkittävissä talousvaikeuksissa korvaava toimittaja on helposti saatavilla. Poikkeustilanteen eskaloituessa ja esimerkiksi erilaisten rajoitusten lisääntyessä näin ei välttämättä ole, joten kaikkien osapuolen on erittäin tärkeää toimia yhteistyössä.
Sanktioehdot
YSE- ja KSE-ehtojen mukaan tilaajalla voi olla oikeus viivästyssakkoon, mikäli toimitus viivästyy sovitusta. Mahdollisesti maksettavaksi tulevia viivästyssakkoja ja muita seuraamuksia tarkastellessa kannattaa hahmottaa tilanteesta kokonaiskuva. Työ- ja elinkeinoministeriön ja Suomen Kuntaliiton ylläpitämä Julkisten hankintojen neuvontayksikkö huomauttaa, että erityisesti nyt pitää harkita, onko perimistoimiin ollenkaan syytä lähteä vallitsevissa poikkeusoloissa. Esimerkiksi JIT-ehtojen kohta, jonka mukaan sopijapuoli saa irtisanoa sopimuksen päättymään välittömästi, jos sopimuksen täyttäminen todetun ylivoimaisen esteen jatkumisen vuoksi viivästyy yli 4 kuukautta, ei kuitenkaan velvoita kumpaakaan osapuolta sopimuksen päättämiseen. Kaikista yhteisesti neuvotelluista joustoista pitää tässä tilanteessa sopia kirjallisesti ja viitata poikkeukselliseen tilanteeseen.
Koronavirusepidemian aiheuttaman poikkeuksellisen tilanteen mukanaan tuomien ongelmien ja muutosten vaikutuksista tehtyihin sopimuksiin, kannattaa ryhtyä neuvottelemaan viivyttelemättä tilanteen eskaloitumisen estämiseksi. Kaikille osapuolille on varmasti selvää, että ennen näkemätön tilanne vaatii joustavuutta ja yhteen hiileen puhaltamista kaikilta osapuolilta, jotta yhteiskunnan pyörät saadaan pidettyä pyörimässä parhaalla mahdollisella tavalla
Blogitekstin ovat kirjoittaneet PTCS:n asiantuntijat varatuomari Jenni Miettinen ja YTM Juho Lehtoviita.
PTCS:ltä saat apua ja neuvoja sopimusehtojen tulkintaan
Sopimusoikeudelliset palvelumme pitävät sisällään myös sopimusehtojen tulkintaa ja pulmatilanteiden selvittämistä. Olethan siis yhteydessä meihin, jos haluat lisätietoja tai neuvoja koronavirusepidemian vaikutuksista hankintasopimuksiisi. Jos tarvitse laajempaa konsultointia tässä tai muissa julkisiin hankintoihin liittyvissä asioissa, sinua auttaa Laura Mäki.
Tags: ehdotforce majeureJulkiset hankinnatkoronavirusPandemiasopimukset