Näin jalkautat hankintastrategian osaksi käytännön työtä
Onko organisaatiosi hankintastrategia hautautunut pöytälaatikkoon?
Kuka muistaa, mitä se pitikään sisällään?
Hankintastrategian onnistuminen on kiinni siitä, kuinka hyvin sen jalkauttamisesta vastuussa oleva johto onnistuu viestimään strategian mukaiset linjaukset henkilöstölleen. Hyvin laaditusta strategiasta ei ole juurikaan hyötyä, mikäli sitä ei saada jalkautettua ja viestittyä käytännön työssään sitä soveltavalle henkilöstölle.
Hankintastrategian onnistumisen tärkeimmät edellytykset?
Hankintatoimen strategisen aseman tunnistaminen toimii lähtökohtana kaikelle hankintatoimen kehittämistyölle. Mitä keskeisempi asema hankintatoimella on, sitä osaavampaa hankintojen parissa työskentelevä henkilöstö usein on. Parhaimmassa tapauksessa hankintatoimi on erottamaton osa organisaation strategisia tavoitteita siten, että arvot ja tavoitteet on yhdistetty hankintatoimen tavoitteisiin ja siten viety osaksi myös hankintastrategiaa.
Merkittävimpiä tekijöitä hankintastrategian onnistumisessa ovat:
- henkilöstön ymmärrys strategian sisällöstä,
- johdon asenne ja esimerkki sekä
- koko organisaation sitoutuminen strategiaan.
Jotta hankintastrategia saadaan kunnolla jalkautettua, pitää henkilöstö saada ymmärtämään, mihin hankintastrategialla pyritään ja mitä sillä voidaan saavuttaa. Myös johdon oikea asenne ja esimerkki auttavat henkilöstöä sitoutumaan strategiaan.
Miten henkilöstö saadaan vakuutettua hankintastrategian toimivuudesta?
Avainkeinoja henkilöstön vakuuttamisessa, ymmärryksen lisäämisessä ja sitouttamisessa ovat viestintä, motivointi sekä osallistaminen. Tehokkaaseen motivointiin ja osallistamiseen tarvitaan onnistunutta viestintää.
Mutta miten hankintastrategiasta saadaan tarpeeksi yksityiskohtainen, mutta samalla koko organisaatiota yleisesti käsittelevä?
Haasteita hankintastrategian jalkauttamisessa aiheuttavat erityyppiset hankinnat. Esimerkiksi kiinteistö- ja infrainvestointien hankinnat eroavat suuresti sosiaali- ja terveydenhuollon palveluhankinnoista tai IT-hankinnoista. Tämän vuoksi tarvitaan erilaisia hankintakohtaisia ja organisaatiotasoisia motivaattoreita. Motivoinnissa pohjana kannattaa käyttää koko organisaation strategisia tavoitteita ja niiden avulla kuvata, miten tavoitteet voidaan saavuttaa hankintastrategian kautta.
Hankintastrategian viestiminen henkilöstölle ja henkilöstön osallistaminen vaativat selkeän suunnitelman. Johdon on tärkeää saada kaikki mukaan hankintastrategian ja sen jalkauttamisen suunnitteluun, jotta henkilöstö saadaan siihen sitoutettua. Yksittäiset infotilaisuudet eivät ole toimivin valinta sitoutumisen kannalta, joten viestinnän ja osallistamisen keinoina kannattaa käyttää erilaisia ymmärtämis- ja suunnittelutyöpajoja.
Huolellisella suunnittelulla liikkeelle – inspiraatiota suunnitteluun saat kurssiltamme
Järjestämme 24.5.2018 Julkisten hankintojen johtamisen peruskurssin, jolla opit lisää muun muassa hankintatoimen suunnitelmallisuuden hyödyistä sekä siitä, miten hankintastrategian laatimisessa kannattaa lähteä liikkeelle.
Lue lisää kurssista ja ilmoittaudu tästä linkistä mukaan inspiroitumaan ja vaihtamaan kokemuksia muiden hankintojen parissa työskentelevien kanssa!
Kirjoittaja on kurssin vetäjä, asiantuntija, KTM Laura Mäki.
Häneltä voit myös kysyä lisää aiheesta tai kurssin sisällöstä.