Espoossa muotoiltiin vammaispalvelujen hankinnat uusiksi
”Palvelumuotoilun ja osallisuuden keinoin hyötyjä vammaisten asumispalvelujen hankintaan” -projektin esittelytilaisuus Espoon valtuustosalissa 27.5.2014
Ohjelma
Espoon valtuustosalissa järjestettiin 27.5.2014 esittelytilaisuus Espoon kaupungin ”Palvelumuotoilun ja osallisuuden keinoin hyötyjä vammaisten asumispalvelujen hankintaan” -hankkeesta ja sen aikaansaannoksista.
Tekesin rahoittamassa hankkeessa Espoon kaupunki ja sen eri yhteistyökumppanit etsivät yhdessä hyviä palvelumuotoilun käytäntöjä vammaisten asumispalvelujen hankinnan suunnitteluun, kilpailutusprosessiin ja sopimuksen aikaiseen toimintaan. Hankkeen tavoitteena oli asiakkaiden osallisuuden vahvistaminen ja vuoropuhelukäytäntöjen kehittäminen palveluntuottajien kanssa.
Pilottiprojektina hankkeessa käytettiin autismin kirjoon kuuluvien henkilöiden palveluasumisen kilpailutusta. Pilottiprojektin suunnittelussa ja toteutuksessa käytettiin työkaluina erilaisia työpajoja, haastatteluja ja kyselytutkimuksia. Näihin työpajoihin ja haastatteluihin kutsuttiin mukaan useita sidosryhmiä kuten asukkaita, ulkopuolisia asiantuntijoita, sosiaalityöntekijöitä, omaisia ja palveluntuottajia.
Tulevaisuuden hyvän elämän palveluekosysteemi
Anneli Enbom kehotti tilaisuuden aluksi kuulijoita sulkemaan silmänsä ja matkaamaan mielessään autismin kirjoon kuuluvien henkilöiden hyvän elämän palveluekosysteemiin vuonna 2025.
”Vuonna 2025 autistinen Matti elää kaupungissa, jossa hänet nähdään yksilönä ja yhdenvertaisena kaikkien muiden kanssa. Matti asuu itse valitsemassaan asunnossa ja ympäristössä. Matti kokee kuuluvansa hänelle tärkeään yhteisöön ja olevansa yhteydessä muihin ihmisiin – hän saa ja antaa.
Matti pystyy tarpeensa mukaan hyödyntämään edistyksellistä tukiverkostoa. Elämä tuntuu yhtä luonnolliselta kuin kaikilla muilla.
Palveluekosysteemi tarjoaa Matille juuri hänen tarvitseman palvelut kotiin tai valitsemaansa paikkaan ketterästi. Myös terveydenhuollon palvelut kulkevat Matin luo tarvittaessa.”
Hankkeessa kerättiin Delfoi-tekniikalla tietoa asiantuntijapaneelilta vammaisten palveluasumiseen liittyvistä trendeistä ja siitä, millaista palveluasuminen on vuonna 2025. Anneli Enbomin kuvaus Matin elämästä olikin juuri Delfoi-tekniikan antia.
Asiakkaiden osallistaminen hankinnan suunnitteluun
Yksi mielenkiintoisimmista esitellyistä työvälineistä oli Muotoiluluotain-työkirja, joka on itsedokumentointiin perustuva työtapa. Muotoiluluotaimen avulla kerättiin tietoa kohderyhmän ajatuksista ja mielipiteistä unelmien asumisesta. Luotaimen käytössä tärkeässä roolissa olivat myös ohjaajat, jotka avustivat asukkaita tehtävien teossa. Pilottiprojektissa Muotoiluluotain koostui seuraavista tehtävistä, jotka jaettiin asukkaille täytettäväksi:
1. Minun päiväni -lomake, johon tuli kuvata asukkaan päivärytmiä sekä palvelutarpeita ja -toiveita.
2. Kaverikartta -lomake, johon tuli kertoa, millaisia henkilöitä kuuluu asukkaiden arkeen ja yhteisöön.
3. Hyvä mieli, paha mieli -lomake, johon tuli kirjoittaa arjen ilon ja harmistuksen aiheita.
4. Pohjapiirros, johon tuli kirjoittaa, piirtää tai paketin mukana tulevia kuvia apuna käyttäen kertoa ajatuksia toiveiden kodista.
Asukkaat osallistettiin projektiin myös pilottikilpailutuksen tarjousten vertailuvaiheessa. Pilottikilpailutuksessa tarjoajia pyydettiin sisällyttämään tarjoukseensa vapaamuotoinen kirjallinen vastaus kuvitteellisiin tilanteisiin, jotka asukkaat olivat kokeneet tärkeiksi Muotoiluluotaimen käytön yhteydessä. Tarjouspyyntöön nämä tilanteet muotoiltiin seuraaviksi kysymyksiksi:
1. Yhteisöllisyys: Millaisia osallistumisen mahdollisuuksia ”entisen elämän” ystävillä on asukkaiden arkeen? Millaiselta näyttäisi palvelu, jossa Maija vantaalaisesta ryhmäkodista voisi yöpyä Minnan luona espoolaisessa ryhmäkodissa?
2. Liikkuminen: Millainen rooli tarjoajalla on asukkaiden liikkumisen (sisältäen liikunnan ja vapaa-ajan harrastusten) turvaajana?
3. Yksilöllisyys ja joustavuus: Millaisia mahdollisuuksia asukkailla on muokata elinympäristöään? Miten henkilökohtaiset haaveet ja toiveet saadaan esiin? Tarjoaja kuvaa vastauksessaan kuinka ryhmäkodin asumispalveluissa asia toteutetaan.
Tarjoajien vastaukset luki anonyymisti neutraali taho ja vastaus videoitiin hankintayksikön toimesta. Asiakasraati arvosteli vastaukset antamalla kullekin osiolle ”hymynaaman” sen perusteella, antoiko kyseinen osio lisäarvoa palvelun laadulle. Jokainen asiakasraadin henkilö pystyi antamaan tarjoajan osiolle yhden ”hymynaaman”. Eniten hymynaamoja saanut tarjoaja sai lopulliseen vertailuun 15 laatupistettä. Muiden tarjoajien laatupisteitä antavien hymynaamojen määrä suhteutettiin eniten hymynaamoja saaneen tarjoajan hymynaamojen määrään.
Kolmiportainen vuoropuhelumalli palveluntuottajien kanssa
Pilottiprojektissa myös palveluntuottajat otettiin mukaan hankinnan suunnitteluun kolmen eri vaiheen kautta. Ensimmäisessä vaiheessa järjestettiin yhteissuunnittelutyöpaja, jossa palveluntuottajien kanssa selvitettiin, mitkä asiat palvelutuotannossa ovat heidän mielestään tarpeellisia, kiinnostavia ja mahdollisia toteuttaa. Projektissa palveluntuottajia pyydettiin mm. hahmottamaan toiveidensa palvelukonseptia pohtimalla, mistä unelmien palvelukonsepti muodostuu tai millainen olisi painajainen.
Toisessa vaiheessa kiinnostuneille palveluntuottajille järjestettiin haastattelututkimus, jonka tarkoituksena oli pyytää kommentteja mm. asumispalvelujen laatutekijöihin. Palveluntuottajille haluttiin myös tarjota mahdollisuus keskusteluun niin, ettei heidän tarvitse huolehtia liikesalaisuuksien paljastamisesta kilpailijoille. Viimeisessä vaiheessa autismin kirjoon kuuluvien henkilöiden palveluasumisen kilpailutuksen tarjouspyyntöluonnos liitteineen julkaistiin internetissä ja sitä saivat kommentoida kaikki halukkaat.
Hankkeen tulokset
Hankkeen tulokset haluttiin jakaa myös muille hankintaorganisaatioille, jotka voisivat tarvita apua pohtiessaan palvelumuotoilun hyödyntämistä hankinnoissaan. Tästä halusta syntyikin Palvelumuotoilun johtaminen -käsikirja, jossa kuvataan erittäin kattavasti palvelumuotoiluprosessin johtamisen vaiheet ja tehtävät sekä annetaan konkreettisia työkaluja palvelumuotoilun toteuttamiseen myös muissa hankinnoissa.
Käsikirjassa kuvataan tarkemmin myös hankkeen tuloksena syntyneet Palveluekosysteemi-, Laatutekijät- sekä 360-asteen kehittäminen -työkalut. Veloituksetonta Palvelumuotoilun johtaminen -käsikirjaa voi tiedustella Espoon kaupungin kehittämispäällikkö Anneli Enbomilta (anneli.enbom@espoo.fi) tai ladata ilmaiseksi Espoon kaupungin sivuilta.
SOTE-ajankohtaispäivä 7.10.2014 ja palvelumuotoilun kilpailuttaminen
Palvelumuotoiluun ja sen soveltuvuuteen sosiaali- ja terveydenhuollon hankinnoissa tullaan seuraavaksi pureutumaan PTCServices Oy:n Sosiaali- ja terveysalan julkisten hankintojen ajankohtaispäivässä, joka järjestetään 7.10.2014. Tutustu ajankohtaispäivän ohjelmaan.
Nettisivuillamme on mahdollisuus myös tutustua palvelumuotoilun kilpailuttaminen -asiakirjamalleihin, joilla kilpailutettiin kouluruokailun muotoilu vuonna 2012. Kouluruokailun muotoilu oli yksi Muotoillut ratkaisut 2012 -muotoiluohjelman hankkeista. Ohjelma oli osa designpääkaupunkivuotta, ja sen rahoitti Suomen Kulttuurirahasto. Muotoiluhankkeen tavoitteena oli parantaa kouluruoan houkuttelevuutta ja vähentää biojätteen määrää. Asiakirjat ovat saatavilla veloituksetta sivuiltamme (vaatii rekisteröitymisen).
Lisätietoja palvelumuotoilusta ja sen kilpailuttamisesta on mahdollista tiedustella asiantuntija Annamari Kontiolta (annamari.kontio@ptcs.fi) ja asiantuntija Laura Heinoselta (laura.heinonen@ptcs.fi).