Muistiinpanoja hankinta-alan neuvottelupäiviltä 2014

15.08.2014 | Uutiset

Hankinta-alan neuvottelupäivillä 5.-6.6.2014 hankinta-alan ammattilaiset pääsivät kuuntelemaan asiantuntevia esiintyjiä hankintojen ajankohtaisista aiheista. Myös PTCS oli kolmen asiantuntijan voimin edustettuna tilaisuudessa.

Seuraavat muistiinpanot ovat kuullun perusteella laadittuja ja mikäli niissä ilmenee puutteita, on tämä yksin muistiinmerkitsijöiden vastuulla. Jos huomaatte korjattavaa tai kommentoitavaa, otamme palautetta ilolla vastaan. Aiheet ovat isoja ja tärkeitä kaikkien hankkijoiden ja myyjien kannalta.

Neuvottelupäivät avasi FCG Koulutus Oy:n johtava koulutuspäällikkö Pertti Laitinen, joka kannusti osallistujia aktiivisuuteen ja käyttämään mm. tekstiviestiseinää, joka päivien aikana mahdollisti värikkään ja mielenkiintoisen ajatustenvaihtokanavan.

 

Tervetuloa Helsinkiin – Helsingin hankintapalvelut ja toimintamalli

Ensimmäisenä kuultiin Helsingin kaupungin hankintajohtaja Jorma Lamminmäen puheenvuoro, jonka aluksi hän kertoi kaupungin haastavasta hankintarakenteesta ja sen kehittämisestä. Lamminmäki avasi kiinnostavalla tavalla kaupungin hankintojen tilastollisia jakaumia. Koko kaupungin budjetista noin puolet menee hankintoihin. Hankinnoista selvästi suurin osa on palveluiden hankintaa asiakkaille ja vain noin seitsemän prosenttia hankinnoista kohdistuu tavarahankintoihin. Kaupunki tuottaa tarpeistaan hieman yli puolet itse ja ostaa noin 43 % ulkopuolisilta toimittajilta.

Virastoittain katsottuna sosiaali- ja terveysviraston hankinnat muodostavat lähes puolet hankinnoista. Helsingin kannalta tulevat SOTE-ratkaisut nousevatkin erittäin merkityksellisiksi. SOTE-ratkaisujen valtakunnallistakaan merkitystä ei silti voi unohtaa, sillä uudistusta tehdessä puhutaan lähes puolesta kaikista maamme julkisista hankinnoista. Mielenkiintoisia näkökulmia kuultiin myös Helsingin konserniyhtiö Oy:ltä, joka tarjoaa hankintalain mukaiset palvelut konserniyhtiöille. Kyseessä lienee ainutlaatuinen, mutta varsin toimiva järjestely, jota voisi olla hyvä käyttää muuallakin Suomessa.

Hankintalain kokonaisuudistus

Vanhempi hallitussihteeri Markus Ukkola Työ- ja elinkeinoministeriöstä esitteli hankintalain uudistusta. Tähän ja kommenttipuheenvuoroihin voit tutustua tarkemmin erillisessä blogikirjoituksessamme.

Rakenteelliset uudistukset ja niiden vaikutukset tilaaja- ja tuottajaorganisaatioiden toimintaan

Otsikkoaihetta esitteli johtava lakimies Juha Myllymäki Suomen Kuntaliitosta.

Hallitusohjelman tavoitteena oli alun perin tehdä seuraavat uudistukset, jotka vaikuttavat toisiinsa:

• Valtionosuusuudistus
• Kuntarakenneuudistus
• Kuntalain uudistus
• SOTE-rakenneuudistus

Valtionosuusuudistuksessa olennaista on se, että rahanjaossa käytetään hieman uudenlaisia rahoituspainotuksia. Rahoituksen tulisi painottua enemmän sellaisille alueille, missä on paljon kustannuksia aiheuttavia kansansairauksia. Vuosi sitten voimaan tulleesta kuntarakennelaista Myllymäki esitteli kartan avulla, missä päin kuntarakenneselvityksiä on tekeillä ja miten liitoksia on syntynyt. Vuodet 2006 ja 2007 olivat yhdistymisten kannalta kiivaimmat vuodet ja kuntia onkin nyt selvästi vähemmän (-132). Monissa kunnissa selvityksiä ei kuitenkaan ole vielä aloitettu tai konkreettisia ratkaisuja ei ole tehty. Myllymäen mukaan tilanne on edelleen se, että liitokset syntyvät vapaaehtoisesti, jos syntyvät.

SOTE-rakenneuudistuksen tilanne on vielä auki. Tuorein selvitys []tilanne 6/2014] on maaliskuulta 2014, jolloin puoluejohtajien sopimat uudet tavoitteet olivat: Järjestämisvastuu viidellä alueella erityisvastuualueiden pohjalta, tukeutuvat nykyisiin rakenteisiin, kuntayhtymämuoto, rahoitus kunnilta ja kunnilla rooli palvelutuotannossa. Nyt haetaan ratkaisua siihen, miten maaliskuun tavoitteet tuodaan käytäntöön.

Keskeisiä kysymyksiä Myllymäen mukaan SOTE-rakenneuudistuksessa ovat mm:

• Järjestämisvastuu: kuka vastaa, rahoitus, palveluverkko ja palvelutaso, kuka valitsee palveluntuotantotavan? Markkinat, oma työ, asiakkaan oma vapaus valita?
• Perustuslaillisia kysymyksiä: säilyykö kunnan itsehallinto, jos rahoitus, palveluntuotantotapa ym. siirtyy?
• Entä voiko olla toisen asteen malli (ruotsalainen malli), jossa maakäräjätasolla on oma verotus jne. Rahoitus ei tulisi kunnilta. Olisi mahdollisesti omat vaalitkin ja erottaisiin kunnallishallinnosta?
• Pitäisikö sosiaalipalvelut irrottaa kokonaisuudesta ja jättää ne kuntatasolle?
• Kuka omistaa jatkossa kiinteistöt? Nyt kunnat ja kuntayhtymät – miten jatkossa?

Hankintojen sähköistäminen direktiiviuudistuksessa

Helsingin kaupungin hankintakeskuksesta Kari Gröndahl kertoi hankintojen sähköistämisestä Helsingissä sekä direktiiviuudistuksesta ja pakollisesta siirtymisestä sähköisiin menetelmiin.

Helsingin kaupungilla on omat sähköisen Cloudia-kilpailutusjärjestelmän käyttäjäympäristöt useilla eri yksiköillä, kuten hankintakeskuksella, Staralla, rakennusvirastolla, opetusvirastolla ja Helsingin Energialla. Tällä hetkellä on käynnissä iso käyttöönottoprojekti, jonka kautta otetaan myös sähköinen sopimusajanhallinta käyttöön koko kaupungilla.

Gröndahl esitteli myös mielenkiintoista Cloudia-tilastotietoa Helsingiltä. Hankintailmoituksia on julkaistu jo 180, joista kansallisia 40 % ja EU-hankintoja 60 %. Saapuneita tarjouksia on ollut noin 6,8 per kilpailu ja tarjouksiin tutustuneita noin 22,2 per tarjouspyyntö. Sähköisiä huutokauppoja on käyty kaksi. Suurin tarjousmäärä oli työnohjauksen hankinnan kilpailutuksessa, johon tarjouksia saatiin 340 kpl.

Gröndahl esitteli uuden direktiivin vaikutuksia hankintojen sähköiseen kilpailuttamiseen. Direktiivi koskee EU-hankintoja ja sen mukaan hankintailmoituksen, tarjouspyynnön, tarjousten ja hankintapäätöksen tulisi olla sähköisiä. Direktiivi nostaa myös esiin sähköisistä menettelyistä huutokaupan, dynaamisen hankintamenettelyn sekä sähköiset katalogit. Direktiivi ei kuitenkaan velvoita käsittelemään tarjouksia sähköisesti. Direktiivin mukaan hankintaviranomaisen on asetettava  hankinta-asiakirjat sähköisessä muodossa ilmaiseksi, rajoituksetta, suoraan ja kokonaan saataville lähtien siitä päivästä, jona ilmoitus on julkaistu.

Gröndahl myös kertoi, että komissiolta on saatu vahva viesti TED:n (Tenders Electronic Daily) kehittämisestä, mikä johtaa luonnollisesti siihen, että myös Hilmaa (hankintailmoitukset.fi) uudistetaan. TEM:llä on meneillään Hilman kehittämistä koskeva esiselvitys, joka valmistuu kesän aikana. Keskustelua käytiin myös siitä, voisiko Hilmasta kehittää järjestelmän, johon voisi jättää tarjouksia. Tämä voisi olla hyödyllinen sellaiselle toimijalle, joka on pienempi ja joka ei tarvitse välttämättä ”hienoa järjestelmää”.

Huippuostajaohjelma – innovaatioita fiksujen hankintojen ja markkinoiden kehittämiseen

Ohjelmapäällikkö Sampsa Nissinen Tekesistä esitteli Huippuostajat-ohjelmaa, jossa vauhditetaan uusien innovaatioiden syntymistä fiksujen hankintojen ja markkinoiden kehittämisen avulla.

Tavoitteena on edistää erityisesti pk-yritysten kehittämien tuotteiden ja palvelujen pääsyä markkinoille sekä parantaa julkisten palvelujen tuottavuutta ja vaikuttavuutta. Tekes kannustaa uudenlaiseen hankintaan ja erityisesti entistä laajempaan yhteistyöhön yritysten kanssa. Innovatiivisia hankintaprosesseja on käytännössä toteutettu monessa kaupungissa tähän mennessä mm. Tampere, Lahti, Vantaa , Huittinen, Pudasjärvi ja Kaarina. Innovatiivisista hankinnoista on laadittu oppimateriaali, jonka voi netistä ladata sähköisesti: Neljä askelta innovatiivisiin hankintoihin.

Case Kankaan alue Jyväskylässä – palveluasumisen uudenlainen hankinta

Hankintajohtaja Marjo Laine Jyväskylän kaupungilta esitteli palveluasumisen uudenlaista hankintaa, jossa innovatiivinen ote on näkynyt käytännössä.

Kankaan alueen hanke on merkittävä keskustan laajennushanke – suurin hanke kaupungissa vähään aikaan. Pelkkä hankkeen hallinnointi on ollut haastava tehtävä. Tavoitteena on 2 900 asukasta ja työpaikkatavoite 2 000. Rakentaminen on vaiheistettu kymmeneen osaan. Projektin myötä kansalaiskuulemisia, seminaareja ja työryhmiä on järjestetty runsaasti. Jo rakentamisesta asti on otettu esim. vanhusten tarpeet huomioon. Sitran resurssiviisas-hankkesta on saatu useita ratkaisuja. Kankaalle ollaan luomassa ihan uutta kaupunkirakennetta, joka on kestävä, kokeileva, älykäs ja palveleva.

Kun henkilö muuttaa asumaan Kankaan alueelle, hänen ei tarvitse enää muuttaa alueelta pois, vaikka hänen kuntonsa huononisi olennaisestikin. Esim. dementiapotilaiden siirtäminen talosta toiseen tai muu muuttaminen jäisi kokonaan pois keinovalikoimasta. Tällä, jos jollain, on vaikutuksia asukkaan hyvinvointiin.

Palveluasumisessa hyödynnetään mahdollisimman paljon nykytekniikkaa, ja mikä tärkeintä, myös tulevaa tekniikkaa. Alueen verkossa liikkuu henkilöiden yksityistietoja, potilastietoja ym. arkaluonteista tietoa. Tästä syystä alue perustetaan alusta asti kyberturvalliseksi. Kaupunki jää omistamaan verkkoa, mutta kaistaa voivat jatkossa tulla käyttämään myös yritykset, pienet tai suuret, mutta mieluiten pienet. Palveluasumisessa ovesta ulos lähdöstä tulee merkintä, alueelta lähdöstä vastaavasti hälytys. Lisäksi käytössä on robottiratkaisuja jne. Aurinkosähköä hyödynnetään niin paljon kuin mahdollista. Tarkoituksena on siis luoda ns. älykoteja.

Seuraavaksi tavoitteena on saada selville, mitä yritykset näkevät mahdolliseksi. Tavoitteena on saada mukaan mahdollisimman paljon pk-yrityksiä ja uusia yrityksiä. Joka tapauksessa alueen pitäisi luoda useille ihmisille uusia työpaikkoja ja liiketoimintamahdollisuus. Kannattaa seurata ja olla kuulolla, mitä tapahtuu.

Tulosperusteinen tapa tuottaa ja hankkia palveluita

Tampereen kaupungin tilaajajohtaja Kari Hakari esitteli Tampereen tilaaja-tuottaja-mallia. Hakari toi esille, että olemme siirtymässä asiakaslähtöiseen palvelulogiikkaan, jossa ei tuoteta ”kustannustehokasta vessanpaperirullaa”, vaan sitä tuotetta tai palvelua, jota asiakas tarvitsee. Teollinen logiikka on julkisessa palvelutuotannossa aikansa elänyt.

Tulosperusteinen hankinta edellyttää tulosmittareita, hankintaosaamista ja innovatiivisia hankintatapoja, tuottajalta innovatiivisuutta ja sitoutumista pitkään kilpailutusprosessiin, tilaajien, tuottajien ja asiakkaiden yhteistyötä sekä rohkeutta kokeilla ja ottaa riskejä.

Palvelun kehittämisessä tulee koko kentän olla mukana – kumppanuus on avainasemassa. Hankintayksikön tulisi mitata tuloksia eikä toimenpiteitä. Hankinnat pitäisi määritellä tavoitteiden ja tulosten, ei suoritusten kautta. Jos ostetaan lääkärikäyntejä 20 min, 40 min, ei lääkärikeskukselle anneta mahdollisuutta innovoida. Tuottajalle tulee antaa tilaa innovoida ja kehittää toimintaa. Myös tuotto paranee tätä kautta, kun tulokset paranevat tuottajan kehityspanoksen kautta.

Tampereen esimerkkejä olivat esim. mielenterveyskuntoutujien palveluasumisen hankinta, jonka tavoitteena oli asiakaslähtöinen asumispalvelu, jossa asiakas kuntoutuu (40 % painoarvosta). Valintakriteerillä tavoiteltiin sitä, että asiakas siirtyy kevyempään asumismuotoon. Sopimuskannusteina käytettiin sopimuskautta. Kaksi parasta palvelun tuottajaa, joiden sopimuskauden uusien asiakkaiden kuntoutusprosenttien keskiarvo on korkein, saivat toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen. Toisena esimerkkinä oli Kotitori-palveluintegraattori, jolla saatiin monella tasolla vaikuttavuutta. Esimerkiksi pieniä toimijoita saatiin runsaasti mukaan tuottamaan palvelua, toisin kuin olisi todennäköisesti käynyt perinteisellä mallilla.

Sähköisillä kilpailutusjärjestelmillä helppoutta käytännön hankintatyöskentelyyn

Toimitusjohtaja Are Saarinen Cloudia Oy:stä esitteli yrityksensä tuottaman kilpailutusjärjestemän Pienhankinnat-moduulia. Hän toi heti esille pienhankinnoissa nykyään yleisen ongelman: niistä puuttuu data ja osaaminen, mikä asettaa haasteita pienhankintojen hallinnalle. Tarjouksia pyydetään puhelimitse, sähköpostilla ja vaihtelevilla välineillä, joten uudet yritykset eivät pääse mukaan pienhankintakilpailutuksiin, koska pienhankintojen tarjouspyyntöjä ei julkaista missään. Tästä syystä Saarinen esitti tärkeän ajatuksen siitä, että hankinnat ovat myös elinkeinopolitiikkaa. Hankinnoilla pitää voida vaikuttaa paikalliseen yritteliäisyyteen. Saarinen esitteli myös sähköisen huutokaupan esimerkkejä. Huutokauppaa on käytetty onnistuneesti mm. verensokerimittareissa ja IT-laitteissa.

Toimitusjohtaja Henri Teittinen Tarjoava Oy:stä esitteli sähköistä kilpailutusjärjestelmäänsä korostaen Tarjoavan olevan täysiverinen kilpailija Cloudialle. Hän esitteli käytännössä huutokauppaprosessin läpikäynnin vaihe vaiheelta.

Uudistuvat JYSE 2014 -ehdot

Lakimies, varatuomari Leena Hoppu-Mäenpää Suomen Kuntaliitosta avasi perjantaiaamun JYSE-ehdoilla. Hoppu-Mäenpää kertoi, että JYSE-ehdot eivät ole vielä ihan täysin valmiit, mutta niitä odotetaan julkaistavaksi tänä kesänä (HUOM: Uudet ehdot julkaistiin 2.7.2014). Ehdot eivät kaikilta osin täysin turvaa kunnallisen hankintayksikön etuja. Tämä johtuu siitä, että ehtojen uudistamiseen osallistuva työryhmä oli monimuotoinen ja neuvottelut eivät olleet kovin helpot. Ehdot ovat kuitenkin neuvottelutavan vuoksi laajasti hyväksytyt ja tämä helpottaa niiden käyttöä.

Hoppu-Mäenpää esitteli ehtojen muutoksia, erityisesti kolmannelle osapuolelle aiheutuneiden vahinkojen korvaamista. Jatkossa palveluntuottaja on JYSE:n mukaan nykyistä laajemmin vastuussa kolmannelle eli esimerkiksi tilaajan asiakkaalle aiheuttamastaan vahingosta.

Tavoitellun kartelliehdon mukaan puolestaan kartelliin osallistunut sopijakumppani olisi ollut velvollinen maksamaan tilaajalle sopimussakkoa, mikäli kartelli on todettu lainvoimaisella tuomiolla. Tätä ei kuitenkaan ehtoihin saatu mukaan, mutta Hoppu-Mäenpää katsoo, että tämä olisi hyvä lisätä tarjouspyynnön liitteenä olevaan hankintasopimukseen.

Apulaisjohtaja Mika Hermes Kilpailu- ja kuluttajavirastosta esitti kommenttipuheenvuoron JYSE-ehdoista. Hän painotti, että kilpailuttajan pitäisi aina tuntea markkinat hyvin. Tämä on ainoa keino tunnistaa epäterveitä piirteitä markkinoilla.

Keskustelua käytiin myös siitä, pitäisikö hankintasopimuksissa käyttää ehtoa, jossa sopimussakko olisi lievempi tai sitä ei tulisi lainkaan taholle, joka paljastaa kartellin viranomaisille. Tämä systeemi ei ole ehkä suomalaisessa oikeuskulttuurissa kovin tavanomainen.

Tutkija Jussi Ekqvist, Aalto-yliopiston MIND-tutkimusryhmästä veti rinnakkaisohjelmana aamupäivällä hankintaklinikkaa, jossa pienryhmissä keskustellen käytiin läpi käytännön hankintatyön ongelmia. Klinikan teemana oli pohtia, miten hankinnat ja hankintastrategia näkyvät päivittäisessä työssä ja henkilökohtaisessa suhteessa työhön.

Hankintayksiköiden suorahankinta- ja sopimuskäytännöt

Hansel Oy:n Kirsi-Maria Halonen esitteli hankintayksiköiden suorahankinta- ja sopimuskäytännöistä tehtyä kyselytutkimusta, joka on osa tehottomuusseuraamuksen velvoiteoikeudellisia vaikutuksia tutkivaa väitöskirjaa. Väitöskirja käsittelee muun muassa vastuukysymyksiä tehottomuusseuraamuksen määräämisen jälkeen sekä sitä, miten hankintayksiköt voivat rajoittaa vastuutaan näissä tilanteissa.

Tutkimuksen mukaan hankintayksiköt ovat tietoisia oikeussuojauudistuksesta, tehottomuusseuraamuksesta ja olennaisten muutosten riskeistä. Suurimpia ongelmia suorahankintojen määrittelyssä on se, että hyvin harvat hankintayksiköt julkaisevat in-house-hankinnoistaan ilmoituksia (koska ei nähdä riskejä tai ollaan varmoja edellytysten täyttymisestä) ja se, että hankintasopimuksia neuvotellaan edelleen muutoksiin liittyvistä riskeistä huolimatta.

Suurimmat suorahankintariskit liittyvät sopimusmuutosten tekemiseen sekä riskialttiisiin sopimuskäytäntöihin. Riskeistä suurimpia ovat se, että hankintayksiköissä sopimusehdot neuvotellaan vasta hankintapäätöksen tekemisen jälkeen, tai sopimus tehdään toimittajan sopimuspohjalla, tai lopulliset ehdot ovat riippuvaisia siitä, kuka voittaa ja kuinka hyvän sopimuksen toimittaja haluaa itselleen tehdä. Vastuunrajoituskeinoja on hankintayksiköissä jonkin verran käytössä. Tehottomuudesta kerrotaan kohtalaisen usein vastapuolelle, mutta vastuunrajoituslausekkeita on todella harvoilla käytössä.

Uudet ympäristö- ja energiaratkaisut

Uusien ympäristö- ja energiaratkaisujen julkisia hankintoja esitteli puolestaan Motivan johtava asiantuntija Isa-Maria Bergman. Motiva neuvoo hankintayksikköjä cleantech-hankintojen suunnitteluprosesseissa ja arvioi elinkaaren aikaisten ympäristö- ja kustannushyötyjä.

Bergman nosti esiin Valtioneuvoston periaatepäätöksen kestävien ympäristö- ja energiaratkaisujen (cleantech-ratkaisut) edistämisestä julkisissa hankinnoissa, joka on julkaistu 13.6.2013. Periaatepäätöksen mukaan valtion julkisissa hankinnoissa on tavoitteena kokonaisratkaisu, joka edistää energia- ja ympäristötavoitteita sekä hyödyntää cleantech-ratkaisuja kokonaistaloudellisesti parhaalla tavalla.

Valtion hankintayksikköjen tulee ottaa energia- ja ympäristönäkökulma huomioon kaikissa hankinnoissa, kartoittaa uusia vaihtoehtoja sekä hankkia cleantech-ratkaisuja, hyödyntää kestävien hankintojen tietopankkia ja hyödyntää elinkaarikustannuslaskentaa.

Käänteinen kilpailutus julkisissa hankinnoissa ja hankintojen erilaiset rahoitusmallit

PTCServices Oy:n asiantuntija Pilvi Takala puhui käänteisestä kilpailutuksesta. Esityksessä pureuduttiin mm. siihen, millä perusteella käänteinen kilpailutus on julkisissa hankinnoissa sallittua, miksi ja milloin sitä kannattaisi käyttää ja miten se tehdään. Käytännön esimerkkinä käsiteltiin palvelumuotoilun kilpailutusta käänteisenä urakkana. Ajatuksiimme käänteisestä kilpailutuksesta voit tutustua tarkemmin blogissamme.

Rahoitusmallit

Suomen Kuntaliiton erityisasiantuntija Jari Vaine puhui tilaisuudessa hankintojen rahoituksen eri malleista. Hankintojen rahoitus on osa kunnan velan hallintaa. Mitä merkityksellisempi ja mittavampi hanke, sen varhemmin rahoitustavan valinnan tulisi olla mukana suunnittelussa ja toteutuksessa.

Ajankohtaista oikeuskäytännöstä

Neuvottelupäivien päätteeksi lakimies Katariina Huikko Suomen Kuntaliitosta esitteli hankintojen ajankohtaista oikeuskäytäntöä.

Näistä mielenkiintoisimpia olivat mm. sidosyksikköyhteistyö, josta Huikko nosti esiin tapauksen EUTI C-15/13, jossa unionin tuomioistuin ei pitänyt yliopiston hankintaa saman kaupungin osittain omistamalta organisaatiolta ns. in-house-hankintana. (Julkiset-käyttäjänämme voit käydä lukemassa tapauksesta tarkemmin tekemästämme oikeustapauslyhennelmästä.)

Tulosperusteisesta hankinnasta Huikko esitteli tapauksen KHO:2014:55, jossa tarjouspyynnössä laadun vertailuperusteena olivat olleet tarjoajien lupaukset mm. asiakastyytyväisyysluvuista. Vertailuun oli liittynyt myös bonus-sanktio-malli. Markkinaoikeuden mielestä vertailuperusteet eivät olleet hankintalain mukaisia, mutta KHO kumosi MAO:n päätöksen. (Julkiset-käyttäjänämme voit käydä lukemassa tapauksesta tarkemmin tekemästämme oikeustapauslyhennelmästä.)

Lopuksi

Tilaisuudessa kuultiin monia muitakin kiinnostavia esityksiä ja kommenttipuheenvuoroja. Lopuksi järjestetiin vielä arvonta, jossa onnettarena toimi Katariina Huikko.

Kokonaisuutena neuvottelupäivät olivat onnistuneet ja osallistujat tyytyväisiä. Kiitokset järjestäjille!