Ajatuksia ja tunnelmia Neuvottelumenettelyt julkisissa hankinnoissa -kurssilta
Tähän blogikirjoitukseen olen koonnut muutamia ajatuksia ja tunnelmia kurssin aiheesta ja sen ohi. Tarkoituksena ei ole referoida kurssin antia järjestelmällisesti, vaan tuoda esiin joitakin asioita tajunnanvirtatekniikalla.
Kurssin avaus oli loistava: kouluttaja Tapio Lahtinen ilmoitti, että kurssilla käsitellään mahdollisimman vähän juridiikkaa ja mahdollisimman paljon käytäntöä. Toivekurssi siis. Mutta nyt asiaan.
Valmistelua ja suunnittelua
Kun hankintayksikkö alkaa jalostaa hankintaa ”sinisistä ajatuksista” varsinaiseen toteutukseen, ei ns. esikaupallisen työn merkitystä voi yliarvioida. Käytännössä hankintayksikön kannattaa ja myös pitää selvittää markkinoilla saatavilla ja käytössä olevat ratkaisut (tai tuotteet). Tähän tarkoitukseen esim. Hilma–ilmoituskanavassa julkaistu tietopyyntö on oiva keino.
Samalla saadaan kartoitettua myös se, kuinka monta toimijaa suunnilleen tulisi aikanaan tarjouskilpailuun osallistumaan. Tietopyyntö voi olla hankinnan kohteen osalta vielä melko karkealla määrittelytasolla, eli mitään tarkkoja suorituskykyvaatimuksia tai vastaavia ei tarvitse ilmoittaa. Toisaalta tietoa voi vastausten kautta herua hyvinkin paljon. Tietopyynnön tekeminen ja siihen vastaaminen ei vielä sido mihinkään.
Tietopyyntökierroksen jälkeen seuraavat vaiheet menevätkin sitten valitun hankintamenettelyn mukaisesti. Neuvottelumenettelyissä kannattaa panostaa prosessin läpiviemisen huolelliseen suunnitteluun ja aikataulutukseen. Tässäkin pätee se, että hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Neuvottelumenettelyt vaativat itsessään kohtalaisen paljon työtä, onhan niissä useita vaiheita, joissa esimerkiksi tarjouspyyntöasiakirjoja päivitetään.
Kaksi eri neuvottelumenettelyä, turhaa vai tarpeellista?
Sinänsä neuvottelumenettelyjen olemassaolo on oikeutettua ja niiden käyttö jopa kätevää, vaikkakin turhan vähän tunnettua. Neuvottelumenettelyllä läpiviedyllä hankintaprosessilla julkinen sektori lähestyy monilla tavoin business to business -kaupankäyntiä. Voidaan neuvotella teknisistä asioista, eri ratkaisuvaihtoehdoista, kaupallisista ehdoista ja sopimusjuridisista seikoista. Siis aivan kuten normaaleissa yritystenkin välisissä kaupoissa, paitsi että lait ja säädökset sitovat julkista sektoria tiukasti, ovathan avoimuus, tasapuolinen kohtelu ja syrjimättömyys yksi julkisten hankintojen lainsäädännön tärkeimmistä peruspilareista.
Toisaalta neuvottelumenettelyjen käyttöön sisältyy haasteita. Meillä on kaksi eri neuvottelumenettelyä, joiden käyttötilanteet on kuvattu melkoisen ympäripyöreästi ja joiden väliset erot ovat hyvin pienet.
Tapio Lahtinen kertoi, että uudessa hankintadirektiivissä menettelyjen käyttöedellytykset ovat identtiset, ja muutenkin menettelyt lähestyvät toisiaan. Direktiiviuudistusta on käsitelty tarkemmin PTCSn sivuilla täällä. Katso myös direktiivimuutosten TOP 10 -lista.
Neuvottelumenettelyn ja kilpailullisen neuvottelumenettelyn eroja tivattiin kouluttajalta kiivaasti. Erot löytyivät kurssimateriaalista, ja totuus tuli luennoitsijalta, tässä esimerkkejä:
- Neuvottelumenettelyn käyttöedellytykset ovat tiukemmat kuin kilpailullisen neuvottelumenettelyn
- Toisaalta kilpailullisesta neuvottelumenettelystä on säädetty enemmän kuin neuvottelumenettelystä
- Ns. lopullisen tarjouksen pyytäminen on kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä pakollista (käytännössä tätä kyllä pyydetään myös neuvottelumenettelyssä)
- Puitejärjestelyissä voi käyttää näistä kahdesta vain neuvottelumenettelyä.
Neuvottelumenettelyjen eroista käytiin vilkasta keskustelua sekä luennolla että tauolla.
Kattava kurssipaketti
Koulutuksessa kävimme molemmat neuvottelumenettelyt seikkaperäisesti läpi käytännönläheisillä esimerkeillä höystettyinä. Alussa suorastaan pelästyin nähdessäni, kuinka paljon materiaalia pitäisi ehtiä päivän mittaan esittää ja omaksua.
Juridiikkaa kurssipaketissa oli juuri sopivasti, eli säädöspohja asianmukaisesti esillä. Kokonaisuutena paketti oli varsin tuhti ja läpikotainen, mutta kun se oli oikein tarjoiltu ja höystetty, sen pystyy sulattelemaan tulevien päivien aikana. Sanalla sanoen pääsimme sinuiksi neuvottelumenettelyjen kanssa. Kiteytettynä: Neuvottelumenettelyä kannattaa ainakin vakavasti harkita avoimen menettelyn sijaan käytettäväksi silloin, kun edellytykset täyttyvät, mutkikkaammissa hankinnoissa siis lähes aina.
Materiaalin suuresta määrästä huolimatta ei kurssilla syntynyt kiireen tuntua missään vaiheessa. Itse sain vastaukset kaikkiin kysymyksiini, kuten varmasti kaikki kurssikaverinikin. Lisäksi Tapio Lahtinen evästi meidät lukuisilla käytännön vinkeillä ja ohjeilla, joita varmasti tulemme hyödyntämään.
Tämä kirjoitus jatkuisi loputtomiin, jos referoisin kaiken kurssilla saamani tiedon. Ja silloin tästä tulisikin referaatti eikä blogikirjoitus. Nyt siis vain kiitokset hyvästä kurssista lähtevät kurssikavereille ja kouluttaja Tapio Lahtiselle. Näihin kuviin ja tunnelmiin!