Sähköiset julkiset hankinnat – julkisten hankintojen neuvontayksikön juhlaseminaari
Hankintojen sähköistäminen – muistiinpanot julkisten hankintojen neuvontayksikön seminaarista 11.11.2014
Puheenjohtaja Juha Myllymäki toivotti puhujat tervetulleeksi ja seminaarin ohjelma käynnistyi Katariina Huikon esityksellä hankintadirektiivistä sähköisten hankintojen näkökulmasta.
Kuvia ja keskustelua twitterissä #hankintaseminaari
Hankintadirektiivi ja sähköiset julkiset hankinnat
Katariina kävi läpi keskeisimpiä tulossa olevia muutoksia. Jatkossa muun muassa ilmoitukset pitää jatkossa julkaista ensin TEDissä (http://ted.europa.eu/TED/main/HomePage.do) ja vasta sitten Hilmassa (www.hankintailmoitukset.fi). Miten tämä toteutetaan? Ilmoitus ensin TEDissä ja vasta sitten HIlmassa? Tavoitteena lainsäätäjällä on luoda tekninen ratkaisu, jossa hankkijan ei tarvitse välttämättä tehdä toistuvia tarkastuksia TED ja Hilma – järjestelmien välillä vaan asiat tapahtuisivat mahdollisimman automaattisesti. Toivotaan, että tämä tavoite toteutuu.
Muutenkin tiedossa on ilmoitusjärjestelmien kehittäminen sekä kansallisesti että EU:ssa, jotta uuden direktiivin vaatimukset täyttyvät.
Tarjoukset pitää jatkossa ottaa vastaan ja lähettää sähköisesti. Tämä on pääsääntö. Josta on muutamia poikkeuksia: Hankinta vaatii luonteensa vuoksi erikoisvälineitä, erikoissovelluksia, erikoislaitteita tai tarjouksessa on oltava mukana esim. pienoismalli. Ja viidentenä vielä se, että kyseessä on salassapidettävä tai muuten arkaluonteinen hankinta, jota ei voida netissä levittää.
Poikkeuksen soveltaminen edellyttää perusteluja. Eli pääsääntö on ihan todella pääsääntö: sähköisesti tai perustele. Tämä koskee kaikkia hankintayksiköksi laissa määriteltyjä toimijoita, mukaan lukien hankintakohtaista tukea saavia tilapäisiä hankkijoita. Huom: turvallisuustasosäännöksistä johtuen tavallisella sähköpostilla ei voi ottaa tarjouksia jatkossa ollenkaan vastaan.
Erittäin kiinnostava on eCertis -järjestelmän kehittämistä koskeva suunnitelma. Jatkossa pitäisi olla hyvinkin helppoa tarkastaa järjestelmän avulla ovatko toisesta maasta lähetetyt soveltuvuustodistukset juuri ne oikeat todistukset vai eivät. Tällä hetkellä selvyyden saaminen oikeista todistuksista on huomattavan vaikeaa. Yhteisestä eurooppalaisesta hankinta-asiakirjasta (YEHA) saimme kuulla myös uutta ja aiempaa tarkempaa tietoa: Aluksi tämä YEHA -vakiolomake tulee olemaan pdf-muotoinen ja jatkossa rakenteinen. Hankintayksikkö klikkaa lomakkeeseen mitä vaatii ja tarjoaja klikkailee takaisin päin täyttääkö vaatimukset. Lomakkeen pitäisi olla samanlainen kaikissa EU-maissa.
Sähköiset hankintaprosessit Turussa
Seuraavaksi saimme kuulla miten hankintaprosessi hoidetaan sähköisesti Turussa. Pauliina Lautiainen toi esille erityisesti hankintajärjestelmän mahdollisuuksia hankintatoimen kehittämiseen ja säästöjen aikaansaamiseen. Hän korosti, miten paljon parempaa dataa on saatavilla hankintatoimen kokonaisostoista järjestelmän avulla. Säästämisestä tämä kertoo kaiken:
”Helpoin tapa säästää on jättää hankinnat kokonaan tekemättä!”
”Toiseksi helpoin tapa on tehdä hankinnat järjestelmän kautta!”
Lautiainen kertoi, että ns ohiostamiseen on kiinnitetty erityistä huomiota. Hankintasopimusten kilpailuttaminen ja sopimuksissa pysyminen on tietenkin ehdoton edellytys sille, että toiminta voi tehostua. Jos sopimuksia ei käytetä vaan ostetaan ohi, systeemi ei kehity.Toimittajien lukumäärän perusteella voidaankin päätellä melko paljon siitä, mitä hankinnan kustannukset ja tehokkuus todella ovat.
Käytännön vinkkinä kuulimme, että Turussa on omanlainen sähköinen luettelo jo käytössä ja tässä luettelossa on myös hankinnan kohteesta kuva. Tämä helpottaa tilaajan työtä, kun luettelosta on mahdollista suoraan varmistua siitä, että tilattava tuote on oikea.
Palvelut ovat kuitenkin se, miksi sähköistä järjestelmää halutaan erityisesti käyttää. Turussa on SAPpiin (SAP SRM, ERP, SIPS) luotu yhteys, jonka perusteella myös palvelut saadaan kirjattua järjestelmään.
Tavoitteena on hankinnan ja talouden integraatio.
Turun kaupunki on säästänyt noin 2M€ ostolaskujen prosessin automatisoinnilla. Pauliina Lautiainen toi esille kouriintuntuvan esimerkin, jossa järjestelmällä tehtävillä säästöillä ja kohdentamisella tiettyihin sopimustuotteisiin, oli saatavissa noin 100.000 euron säästö. Palkkaisiko tällä jo kaksi opettajaa tai sairaanhoitajaa? Säästöjä haettaessa kannattaa miettiä sitä, mitä säästöillä oikeasti voidaan saada aikaa. Tästä tulee ihan erilainen motivaatio kehittää toimintaa.
Sähköinen huutokauppa
Sähköisestä huutokaupasta kertoi Marko Rossi. Kiinnostavan esityksen ehkä mieleenpainuvin osio oli huutokauppaan liittyviä säästöjä koskeva osuus. Rossi totesi, että huutokauppa ei aina tuota säästöä. Suunnittelu ja markkina-analyysi ovat välttämätön esivaihe, jotta säästöjä saadaan. Esimerkissä (ikkunattomassa huoneessa tuotettu) hän esitti, että jos markkinalla on vaikkapa kaksi toimijaa, voi tilanne olla tämä
- Ilman huutokauppaa tarjouskilpailussa autojen hinnat voivat olla esim. 15t ja 19t, jos tarjoaat eivät tiedä toistensa hintatasoa tai tarjoajia olisikin enemmän.
- Huutokaupassa, jossa tarjoajilla on tiedossa toistensa hintataso, tarjoukset samoista autoista voivat olla ehkäpä 17950 ja 18000 ja
- Viimeinen hinta olisi tosiasiassa ehkä 14t ja 18t.
Eli pohdi tarkkaan missä sähköistä huutokauppaa käytät ja selvitä ennakkoon, mikä markkinatilanne on.
Dynaaminen hankintajärjestelmä
Katariina Huikko jatkoi kertomalla muutoksista, joita dynaamiseen hankintajärjestelmään on tulossa. Odotettavissa on tosiasiassa ihan käyttökelpoinen järjestelmäratkaisu.
Menettelystä on jätetty pois ns. kaksinkertainen kilpailuttaminen. Dynaaminen hankintajärjestelmä verrattuna puitejärjestelyyn – on kilpailun ylläpitämisen ja uusien yritysten kannalta ehdottomasti parempi ratkaisu. Dynaaminen hankintajärjestelmä on avoin koko kestonsa ajan eli sinne pääsevät mukaan kaikki yritykset, jotka täyttävät yrityksille asetetut soveltuvuusvaatimukset.
Toivomme, että järjestelmä saadaan mahdollisimman pian käyttöön. Tässä on potentiaalia säästää prosessikustannuksissa. Ja kilpailu pysyy yllä.
Kysymyksiä herätti erityisesti se, että miten järjestelyyn ottamisesta voi valittaa. Voiko valittaa vai ei. Valittaahan voi tunnetusti mistä vaan, mutta lähinnä kiinnosti se, tuleeko sopimuksentekokielto voimaan valituksesta, jolloin koko järjestelmä menee ”jumiin”. Asiaan ei ollut tyhjentäviä vastauksia, mutta kommentit laitettiin korvan taakse ja viedään hankintalakityöryhmään.
Kilpailutusjärjestelmä
Tapio Koivisto kertoi kilpailutusjärjestelmän käyttämisestä KL-Kuntahankinnat Oy:ssä. Tällä hetkellä järjestelmä on käytössä lähes sadalla hankintayksiköllä KL:n sopimuksen puitteissa. Koivisto korosti tietoturvan merkitystä järjestelmän kilpailutuksessa ja käyttöönotossa. Auditointia tehtiin markkinakartoitusvaiheessa, kilpailutuksen kuluessa, voittajan valinnan jälkeen ja tietoturvaa tarkastellaan jatkuvasti myös sopimuskaudella.
Tietojärjestelmä kehittyy ja muuttuu sopimuksen aikana ja tämän vuoksi ostajan on tietenkin varmistauduttava siitä, että auditointeja tullaan tekemään jatkuvasti. Toimittajien pitää olla varautuneita tekemään korjauksia ja muutoksia järjestelmään vaikka viikonloppuna ja tällä voi olla myös hintavaikutuksia. Erittäin tärkeää on huolehtia siitä, että hankintayksikön omat käytännöt tietoturvan suhteen ovat kunnossa.
”Tietoturva on niin vahva kuin sen heikoin lenkki ja heikoin lenkki on ihminen.”
Sopimusten hallinta Helsingin kaupungilla
Seuraavaksi kuulimme Sami Sarvilinnan käytännönläheisen esityksen, jossa selvisi, mitä Helsinki tavoitteli sopimusten hallintajärjestelmää hankkiessaan.Tavoitteet on pidettiin varsin maltillisina. Hankittavan järjestelmän piti olla ensinnä helppokäyttöinen. Siten, että sen saa auki aamulla ilman ”hammasten kiristelyä”. Sopimusten tulee olla paremmin saatavilla, käytettävissä ja toivotaan myös sitä, että sopimusten hallinta jatkossa myös kehittyy. Kokonaisuuden kehittyminen parantaa myös riskinhallintaa.
Hankintaa edelsi laaja markkinakartoitus. Loputa kilpailun voitti Cloudia Oy. Hankinta voitiin tehdä kätevästi KL:n puitesopimuksen perusteella. Lisäksi saatiin synergiaetuja siitä, että saman valmistajan kilpailutusjärjestelmä on jo kaupungilla käytössä. Kehitys- ja käyttöönottoprojekti on nyt loppusuoralla ja testaus on käynnistymässä.
Kaupungilla on valtava määrä sopimuksia. Jopa sataa vuotta vanhempia. Tavittena on, että kaikki sopimukset viedään vastaisuudessa järjestelmään. Myös valtaosa vanhoista sopimuksista viedään järjestelmään. Yksittäiset virastot, jotka ovat hoitaneet sopimushallinnan hyvin, voivat jäädä järjestelmän ulkopuolelle. Esimerkkinä vuokrasopimukset. Tämä johtaa siihen, että kokonaisnäkymä on puutteelinen, mutta tieto voidaan ajaa useammasta järjestelmästä kuitenkin kohtuullisen helposti, kun mitkään sopimukset eivät ole enää mapissa pöytälaatikossa.
Mahdollisuuksia on paljon. Laadullinen seuranta on mahdollista. Puitesopimuksista voidaan luoda yhtenäisiä kokonaisuuksia, jossa kaikki yhteen sopimukseen liittyvät osat ovat yhteinäisesti nähtävissä. Jatkossa voidaan myös luoda yhtenäisiä sopimusmalleja ja tietenkin myös erilaisia rooleja vastuuhenkilöille.
Keskeisintä on se, että sopimukset, jotka meillä jo on – löydetään. Sekä selviää se, kenelle asia kuuluu.
Keskustelua käytiin erityisesti siitä, miten luottamukselliset tiedot turvataan järjestelmässä. Ratkaisuksi on valittu se, että järjestelmään on laajat käyttöoikeudet, joten arkaluonteisia tietoja sinne ei viedä.
Tsemppiä haasteelliseen projektiin!
Sähköinen laskutus
14.4.2014 tuli voimaan direktiivi sähköisestä laskutuksesta. Sääntöjä sovelletaan vain julkisiin hankintoihin liittyvissä laskuissa ja se koskee vain julkisen toimijan lähettämiä laskuja.
Uusien sääntöjen tulee olla voimassa noin neljän vuoden sisällä. Voimaanpanosta vastaa Valtiovarainministeriö.
Systeemi tulee pohjautumaan kansainvläisiin starndardeihin. CEN tulee kehittämään semanttisen tietomallin= tietoa jäsennetään siihen liittyvillä aiheilla j amerkityksillä jotka kuvaavat sitä mihin kiseinen sislätö liittyy. Tietoa voi etsiä intuitiivisesti hierarkian avulla.
Ei korvaa nykyisiä atandardea ja eli kansallisia standardeja voi käytäää edlelleen. Ja vastaa alvi fitrkyiibiä drkä huomioi yrityssektorin tarpeet. CEN in pitää myös luoda lista laskusytakseista. 27.11.2018 pitää ottaa vastaan sähköisiä laskuja.
CEB toimittaa ensimmäisen standardin 27.5.2017
Arvioitiin, että asia lähtisi liikkeelle syksyllä. Tehdään omalaki ja sitä varten työryhmä, jossa kunnat myös mukana. Suomessa on haastetta standardoinnin hallintsemisessa, mutta pitää huomata, että lähtötaso on kunnissakin hyvä. Direktiivissä on paljon teknisiä yhksityiskohtia.
Suomen tilanne ja jatkoaikataulu: VM eiole nyt edennyt hankkeen eikä standardin valmistelussa. Suomen pitää varoa, että meidän saavuttamaamme kehitystasoa ei tallata vaan se voidaan turvata ja hyödyntää.
Lopuksi Juha Myllymäki kiitti kaikkia osallistumisesta. Kiitos Juha! Hieno tilaisuus!