Vertailuperusteiden vaikutus kilpailutuksen lopputulokseen

Kuvittele tilanne, jossa organisaatiossa x on tarjouspyynnön laatimisen viime metrit meneillään ja hankintailmoitus pitäisi julkaista huomenna (no, viime viikollahan se oikeastaan jo piti tehdä) ja – ai niin! – ne vertailuperusteethan tarvittaisiin vielä. Hankinnan valmistelijaporukka lyö viisaat, mutta jo hiukan väsyneet päänsä yhteen vielä viimeiseen rutistukseen ja keksii kuin keksiikin vertailuperusteet.

”Laadukkaita sähköpyöriähän me totta kai halutaan, joo. Mutta, koska meillä on tämä budjettikin aika tiukka, niin täytyyhän sillä hinnallakin olla riittävästi painoarvoa. Laitetaanko hinnan painoarvoksi vaikka 50 % ja laadun 50 %? Eikös se ole aika yleinen käytäntö? Kai se varmaan toimii sitten tässäkin. Ja niin, sitten tuo laatu, mitäs me siinä vertailtaisiin…?Tehoa niistä täytyy löytyä, akun pitää kestää, vaihteita saisi olla aika monta ja ne sähköpyörät ei saa painaa liikaa, eihän niitä muuten kukaan käytä. No, tuossahan on nyt neljä noita laadun alatekijöitä, eli jos laitetaan sitten vaikka painoarvoksi teholle 10 %, akun kestolle 10 %, vaihteiden määrälle 10 % ja pyörän painolle 20 %, niin saadaan tämä valmiiksi. Hyvä homma!”

Täysin kuvitteellinen tilanneko?

Väittäisin, että tällainen tilanne on valitettavan tavallinen. Vaikka vertailuperusteet ovat hankinnan ehkäpä toiseksi tärkein asia – se tärkein on mielestäni hankinnan kohteen määrittäminen- ja yleensä kaikki tämän myös tunnustavat, jää vertailuperusteiden miettiminen usein aivan viime tinkaan.  Eikä niitä ehditä tai osata miettiä tarpeeksi perusteellisesti, jolloin hankinnan lopputulos voi olla aivan muuta kuin oli tarkoitus.

PTCServices Oy:n asiantuntijan, varatuomari Tapio Lahtisen esitys Julkisten hankintojen ajankohtaisfoorumissa 15.11.2018 havainnollisti mielestäni mainiosti vertailuperusteiden tärkeyden.

Yllättävin huomio Tapion esityksessä oli, että hinnan ja laadun keskinäinen painoarvo ei välttämättä lainkaan ratkaise sitä, kuka tulee valituksi voittajaksi. Useinhan vertailuperusteiden laatimisessa keskitytään lähinnä sen miettimiseen, laitetaanko suurempi painoarvo hinnalle vai laadulle. Yleinen ajatus myös on, että jos halutaan laadukasta tavaraa tai palvelua, tähän päästään, kun asetetaan laadulle jonkin verran hintaa suurempi painoarvo, esimerkiksi 60 %. Tapion esimerkit kuitenkin osoittivat, että voittajaksi voi valikoitua sama toimittaja riippumatta siitä, onko hinnan ja laadun keskinäinen painoarvo 40/60, 50/50, 60/40 tai peräti 70/30. Hinnan ja laadun keskinäistä painoarvoa suurempi merkitys voi usein olla sillä, miten laadun alatekijät on määritelty, mikä niiden keskinäinen painotus on ja millaista vertailukaavaa käytetään. Esimerkiksi usein käytetyn vertailukaavan, jossa laatupisteet lasketaan kaavalla

laadun painoarvo x (tarjouksen laatupisteet/parhaat laatupisteet)

käyttäminen voi johtaa täysin erilaiseen lopputulokseen kuin vertailukaava, jossa laatupisteet lasketaan niin, että paras tarjous saa ko. laadun alatekijästä täydet pisteet ja huonoin ei saa pisteitä lainkaan. Eli sähköpyörien hankintaa koskevassa esimerkissä vaikkapa näin:

Laadun painoarvo on 50%, jossa

–      sähköpyörän paino on 20% (paras saa täydet 20 ja huonoin 0 pistettä)

–      vaihteiden lukumäärä 10% (paras saa täydet 10 ja huonoin 0 pistettä)

–      sähkömoottorin teho 10% (paras täydet 10 ja huonoin 0 pistettä)

–      akkukapasiteetti 10% (paras saa täydet 10 ja huonoin 0 pistettä)

Hankinnan huolellinen valmistelu on tässäkin ratkaisevassa asemassa. Jotta vertailu oikeasti johtaa hankintayksikön kannalta mahdollisimman hyvään lopputulokseen, täytyy hankintayksikön miettiä tarkkaan, millaista tavaraa tai palvelua hankintayksikkö oikeastaan tarvitsee ja millainen markkinoiden tarjonta on. Kun vertailuperusteita mietitään, kannattaa vertailuperusteita myös testata erilaisilla hinnan, laadun ja näiden alatekijöiden yhdistelmillä. Jotta testausta voi tehdä, täytyy olla jonkinlainen käsitys siitä, millä hinnoilla ja millaisilla ominaisuuksilla varustettuja tuotteita markkinoilla on tarjolla. Markkinakartoitus, vuoropuhelu mahdollisten tarjoajien kanssa ja esimerkiksi tuotteiden testaukset tuovat arvokasta tietoa, jonka pohjalta hankintayksikkö pystyy laatimaan vertailuperusteet mahdollisimman toimiviksi.

Hyvä valmistelu ei välttämättä takaa hyvää lopputulosta, mutta hyvällä valmistelulla siihen pääseminen on kuitenkin huomattavasti todennäköisempää kuin mutu-tuntumalla luovimalla.

Tapio muistutti myös, että hankinnan hyvä lopputulos on oikeasti onnistuminen, eikä itsestäänselvyys edes perushankinnoissa. Panosta siis hankinnan valmisteluun ja muista onnitella itseäsi, kun hankinta sujui hyvin!

Tapio on pohtinut vertailuperusteiden merkitystä myös aiemmin julkaistussa blogissaan. Suosittelen tutustumaan!

Kirjoittaja OTM Kaisa Mäkinen työskentelee asiantuntijana PTCS:llä.


Arkisto: Vertailuperusteiden vaikutus kilpailutuksen lopputulokseen