Hankintapäivät Iisalmessa – uutta virtaa hankintojen suunnitteluun ja strategiseen johtamiseen
Ylä-Savon SOTE – kuntayhtymä ja Pohjois-Savon hankinta-asiamies -hanke järjestivät 26.5.2014 Iisalmen Kulttuurikeskuksessa hankintapäivän. Osallistujia oli lähes 90 ja tunnelma tilaisuudessa oli avoimen myönteinen. Päivän tavoitteena oli kehittää konkreettisia ratkaisuja, joilla Ylä-Savon SOTE voisi jatkossa paremmin saavuttaa hankinnoilla strategisia tavoitteitaan. Hallintojohtaja Janne Niemeläinen avasi tilaisuuden ja toivotti osallistujat tervetulleiksi.
Ensimmäisenä esiintyi hankinta-asiamies Minna Heikka: Hyvän hankintaprosessin ainekset – mistä hyvä hankintaprosessi koostuu. Hän asetti tavoitteeksi entistä paremman hankintakulttuurin. Heikka totesi, että paljon on hyvää, mutta aina voidaan kehittää toimintaa lisää. Heikka kertoi tuoreesta kyselyselvityksestä, jolla kartoitettiin Pohjois-Savon hankintakenttää. Mielenkiintoisia havaintoja oli useita.
- Puitejärjestelyistä puhutaan muun muassa paljon siihen tyyliin, että ”puitejärjestelyn listoille kyllä pääsee, mutta kauppaa ei kuitenkaan sopimuksesta tule”. Vastoin odotuksia 82 % vastaajista katsoi, että on saanut kauppaa puitejärjestelyssä. Näin ollen voitaneen päätellä, että on enemmän poikkeuksellista kuin tavanomaista, jos puitejärjestely ei tuota mitään kauppaa.
- Yritysten syyt jättää osallistumatta tarjouskilpailuihin liittyivät yleensä liikaan byrokratiaan ja hankintojen suurten kokojen takia. Osallistuminen koetaan näin ollen liian hankalaksi.
- Lisäksi katsottiin, että tietoa tulevista hankinnoista ei ole tarpeeksi saatavilla. Toivotaan enemmän info-tilaisuuksia sekä mahdollisuutta kommentoida tarjouspyyntöluonnosta.
- Pohjois-Savossa sekä ostajat että yritykset ovat kuitenkin vahvasti sitä mieltä, että julkinen tarjouskilpailutus on tuonut ja tuo jatkossakin lisää avoimuutta kentälle.
Erityisen kiinnostava uutinen oli pienhankintajärjestelmän hankinta, joka on IS-Hankinnalla vireillä. Siitä jäämme odottamaan uusia kuulumisia.
Hallintojohtaja Niemeläinen jatkoi kertomalla hankintojen nykytilasta Ylä-Savon SOTEssa. Hankintapäätöksiä tehdään vuositasolla noin 200 ja voimassa olevia hankintasopimuksia on noin 500 kappaletta. Hankintojen arvo oli 2013 noin 60m€.
Hankintavaltuudet on määritelty hallintosäännössä ja organisaatiolta löytyy varsin tuore hankintaohje. Ohjeesta löytyvät selvät sävelet sen suhteen, miten suunnittelua pitäisi viedä eteenpäin. Silti hän toi esille, että on tarvetta parantaa menettelyjä. Hankintastrategian kehittämiseen ruvetaan jatkossa panostamaan enemmän. Kuntayhtymän strategia on laadittu ja sen jalkauttaminen hankintastrategiaan otetaan seuraavaksi ohjelmaan. Myös hankintasuunnitteluun satsataan, koska sitä kautta on mahdollisuus saada selvästi nykyisiäkin parempia tuloksia. Monia hyviä ratkaisuja on jo tehtykin, mm. IS-Hankintojen palvelun käyttäminen on strateginen ratkaisu, joka jäsentää hankintatoimintaa tehokkaasti.
Kehittämiskohteiksi hän listasi seuraavia:
- hankintojen kokonaishallinnan lisääminen
- elinkaarikustannusten tarkempi huomioiminen
- sopimusten seurannan kehittäminen entisestään
- Niemeläinen pyysi osallistujia ottamaan ryhmätöissä reippaasti kantaa ja kertomaan näkemyksiään, jotta saadaan jokaisen tahtotila selville ja näin parempia tuloksia.
Asianhallintapäällikkö Eira Isoniemi kuvasi SOTEn hankintojen prosessin – jota kehitetään koko ajan. Hän muistutti, että kirjaamolla on lakisääteinen velvoite tietää, mitä kaikkea organisaatiossa on vireillä. Isoniemen kokemuksen mukaan juuri hankinnat kiinnostavat kuntalaisia ja yrityksiä. Isoniemi kehui, että tilanne on hyvä, mutta aina voidaan parantaa. Avoimuutta ja tiedottamista halutaan korostaa entisestään. Kirjaamo myös auttaa ja kyselee tarkemmat tiedot yhteydenoton jälkeen, joten tärkeintä on nostaa luuri tai laittaa postia, jotta asiat saadaan oikea-aikaisesti vireille.
Isoniemi kävi julkisuus- ja salassapitoasioiden sekä tietosuojasääntelyn perusteita läpi sekä antoi konkreettisia käytännön ohjeita ostajille. Kuten, että asiakirjat tulisi erotella julkiseen ja salassapidettävään versioon. Näin asiakirjojen luovuttaminen pyytäjille on mahdollisimman tehokasta. Tarjouskilpailussa yritykset tulee ohjata merkitsemään tarjoukseen salassa pidettävät kohdat. Hän myös korosti, että potilaita koskevien tietojen huolellinen suojaaminen ja säilyttäminen vaatii vahvaa tukea läpi prosessin.
Puheenvuoron esittivät myös Hankintayksikön esimies Helena Farin, talousjohtaja Tommi Talasterä ja hankinta-asiantuntija Marjo Jauhiainen. Yleisö kävi keskustelua kaikkien esitysten aikana. Keskustelua käytiin muun muassa runsaasti pienhankintoja koskevien ohjeiden tilasta. Tältä osin sovittiin tehtäväksi tarkennuksia ohjeisiin ja malliasiakirjoihin.
Ohjelmassa seurasi ryhmätöihin siirtyminen. Vastuualueittain jaetut ryhmät kävivät läpi muun muassa seuraavia aihealueita:
- mitä hyötyä sinä, lähin työyhteisösi ja SOTE saavat hyvin hoidetuista hankinnoista?
- millainen on hyvä ja toimiva hankintaprosessi?
- miten kehitämme ja tehostamme hankintoja
- sopimusten vastuuhenkilöiden tehtävät, oikeudet ja velvollisuudet?
- muut hankintoihin liittyvät kehityskohteet?
Ryhmätöiden purussa käytiin jälleen vilkasta keskustelua. Useilla pöytäkunnilla oli varsin samansuuntaisia tavoitteita. Monet konkreettiset kehitysehdotuksetkin pystyttiin summaamaan ja toteamaan, että yhteinen sävel löytyi.
Lounaan jälkeen puheenvuoron sai PTCServices Oy:n asiantuntija Pilvi Takala, joka kävi läpi hankintastrategian, hankintaohjeiden ja hankintasuunnitelmien valmistelemiseen liittyviä näkökohtia. Asiat kerrattiin hankintaprosessin eri vaiheiden kautta. Lopuksi pohdittiin yhteisesti käytännön kehittämiskohteita. Esille nousi vireillä oleva hankintakokonaisuus, jossa uusia ideoita voidaan heti toteuttaa konkreettisesti. Lisäksi agendalle ehdotettiin: pienhankinnoille oma hankintaohjeensa sekä hankintastrategian ostosalkkuanalyysi.
Kokoavasti voidaan todeta, että SOTElla on lähes kaikki tarpeelliset välineet asetettujen tavoitteiden saavuttamiseen. Nyt niiden käyttämiseen pitää löytyä konkreettiset keinot sekä riittävästi aikaa ja resursseja soveltaa uusia käytäntöjä.