Hilman uudet toiminnallisuudet helpottavat hankintojen tekemistä
Monille pienemmille hankintayksiköille tarjouskilpailun järjestäminen osuu kohdalle suhteellisen harvoin. Kaupallisen kilpailutusjärjestelmän käyttäminen harvakseltaan on varsin hintavaa ja usein myös työlästä suhteessa järjestelmän käyttöasteeseen. Jos tilanne tuntuu tutulta, Hilma-palveluun lisätyt uudet toiminnallisuudet palvelevat varmasti erityisesti sinun organisaatiotasi.
Hilma-palveluun (hankintailmoitukset.fi) on alkuvuodesta tehty useita merkittäviä uudistuksia, joiden tarkoitus on laajentaa sen käyttömahdollisuuksia. Valtiovarainministeriön julkaiseman tiedotteen mukaan tavoitteena on helpottaa sekä hankintayksiköiden että tarjoajien toimintaa. Samalla lisätään myös hankintamenettelyjen läpinäkyvyyttä. Uudistusten avulla yksinkertaistetaan sekä hankintailmoituksen tekemistä että tarjouksen jättämistä Hilmassa. Eli helpotusta on luvassa siis niin hankintayksiköille kuin tarjoajillekin.
Projektipäällikkö Timo Rantanen Hansel Oy:stä kävi esittelemässä PTCS:läisille uudistuksen mukanaan tuomia mahdollisuuksia. Timo korosti, että parannuksia on tehty erityisesti pieniä hankintayksiköitä ja helppokäyttöisyyttä silmällä pitäen. Omien asiantuntijoidemme kommenttien perusteella helppokäyttöisyyden tavoittelussa on onnistuttu, Moni kommentoi järjestelmän käytön vaikuttavan harvinaisen selkeältä. Jotain kertoo myös se, että alle kuukauden aikana uudistuksen lanseeraamisesta uusia ominaisuuksia on kokeiltu 40 tarjouskilpailussa. Erittäin lupaavaa on, ettei tarjoajilta ole toistaiseksi tullut yhtäkään vikailmoitusta Hilman asiakaspalveluun.
Hyödyt hankintayksikölle
Merkittävin uudistus on mahdollisuus ottaa tarjoukset vastaan Hilmassa sähköisinä dokumentteina sekä käyttää Hilman omaa, järjestelmään rakennettua ESPD-lomaketta. Hankintayksikön on siis mahdollista toteuttaa hankintamenettely kokonaan Hilmassa ilman ulkopuolista kilpailutusjärjestelmää.
Hankintailmoituksen laatimisessa auttavaa valinta-apuria on myös parannettu. Valinta-apuri esittää entistä tarkempia hankintaan liittyviä kysymyksiä, joiden perusteella hankinnan suunnittelija ohjataan oikealle lomakkeelle. Oikean lomakkeen käyttö on luonnollisesti olennaisen tärkeää mahdollisen riitauttamisen ehkäisemiseksi. Pahimmassa tapauksessa väärä menettely saattaa johtaa jopa hankintapäätöksen kumoamiseen markkinaoikeudessa, kuten kävi esimerkiksi tapauksessa MAO:57/20. Olemme julkaisseet kommentoidun tiivistelmän tapauksesta PTCS:n JulkiSet.fi-tietopalvelussa, jossa palvelun tilaajat voivat käydä sen lukemassa.
Tiivistetysti hankintayksikkö, joka käyttää Hilmaan kilpailutuksessaan, voi siis
- lisätä Hilmaan tarjouspyynnön ja sen liitteet
- asettaa vaatimuksia liitteistä, jotka tarjoukseen on sisällytettävä
- EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa vaatia Hilman yhteyteen rakennettua ESPD-asiakirjaa
- vastata hankintaa koskeviin kysymyksiin
- avata tarjoukset Hilmassa
- antaa hankintapäätöksen tiedoksi Hilman kautta.
Tarjoajan työtä helpottavat toiminnallisuudet
Uudistuksen myötä järjestelmän käyttäjille rakennettua hakuvahtia on paranneltu käyttäjien toiveiden mukaan. Jatkossa hakuvahti ryhmittelee samaan sähköpostiin kaikki hakuvahdit sekä näyttää ostajan nimen. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että potentiaalinen tarjoaja saa sähköpostiinsa ilmoituksen kerran päivässä niistä uusista hankintailmoituksista, jotka täyttävät asetetut kriteerit. Mahdollisia kriteereitä ovat esimerkiksi tietyt ilmoituksessa esiintyvät sanat, hankinnan maantieteellinen sijainti ja CPV-koodit.
Kun hankintayksikkö käyttää kilpailutuksessa Hilman uusia toiminnallisuuksia, tarjoaja voi
- jättää tarjouksen liitteineen Hilmassa
- varmistua siitä, että kaikki vaaditut liitteet on todella toimitettu
- esittää hankintaan liittyviä kysymyksiä
- täyttää ESPD-asiakirja ja käyttää samaa ESPD:tä useammissa menettelyissä.
Uudistuksen vaikutukset kilpailun määrään
Jos sekä hankintayksiköt että tarjoajat kokevat, että uudet ominaisuudet yksinkertaistavat ja sujuvoittavat hankintaprosessia, jätettyjen tarjousten määrä todennäköisesti kasvaa. Tarjoajalle selkeä menettely tarkoittaa myös entistä laadukkaampia tarjouksia ja esimerkiksi puutteellisten tarjousten määrää vähenee. Kilpailun ja tarjousten määrästä on aiemminkin kirjoitettu blogissamme Kilpailun määrän merkitys julkisissa hankinnoissa. Jouhevasti läpiviety hankinta säästää kaikkien osapuolten aikaa sekä vähentää mahdollisuutta myöhempiin epäselvyyksiin ja riitoihin.
Palaute auttaa jatkokehityksessä
Hilmaa on kehitetty viime vuosina aktiivisesti. Hansel Oy on kehitystyössään kuunnellut käyttäjiä, joten palaute näistä tuoreimmistakin uudistuksista lienee toivottua. Ottamalla uudet ominaisuudet käyttöön ja testaamalla niitä rohkeasti voimme vaikuttaa siis myös siihen, miten Hilmaa jatkossa kehitetään. Jos uusien ominaisuuksien kokeileminen kiinnostaa, hyvä ensimmäinen askel on uudistuneeseen Hilman käyttöohjeeseen tutustuminen. Ohjeessa on esimerkein ja visuaalisesti havainnollistettu palvelun käyttö askel askeleelta. Toiminnallisuuksia on mahdollista myös kokeilla Hilman omassa koulutusympäristössä.
Uudet ominaisuudet saivat kehuja PTCS:n testaajalta
“Ilmoituksen laatiminen oli juuri niin helppoa, kuin viime viikolla meille esiteltiinkin. Mihinkään erityisiin outouksiin en törmännyt, eikä mitään virheitäkään ilmennyt laatimisen aikana. Ottaen huomioon, että ominaisuuksia on kehitetty vain vuosi, niin minusta tämä on melkoisen vaikuttava esitys,” asiantuntija Jarkko Palokangas kommentoi.
Blogin on kirjoittanut lakimiesharjoittelija Lasse Lipsanen.
PTCS:ltä saat apua myös uudistuneen Hilman käyttöönottoon
Asiantuntijamme avustavat mielellään kun mietit, voisiko organisaatiosi hyötyä hankintojen kilpailuttamisesta Hilman kautta. Kysy lisää tarjoamistamme palveluista Laura Mäeltä tai pyydä tarjous.
Pikaista apua voit saada myös puhelimitse soittamalla PTCS:n Hankintapuhelimeen. Asiantuntijamme päivystävät numerossa 0600 199 00 arkisin klo 9-12. Puhelun hinta on 2,95 €/min.
Tags: hankintailmoitukset.fiHILMAHilma-uudistus