Kilpailun määrän merkitys julkisissa hankinnoissa
Julkisten hankintojen ajankohtaisfoorumissa 5.11.2020 Kirsi-Maria Halonen Lapin yliopistosta ja Jan Jääskeläinen Aalto-yliopistosta puhuivat kilpailun määrästä ja siitä, mitkä seikat vaikuttavat tarjouskilpailuissa saatujen tarjousten lukumäärään. Puheenvuoro perustui Kirsi-Marian ja Janin aiempiin tutkimuksiin, joissa tarkasteltavina olivat Suomen ja Ruotsin julkiset hankinnat.
Kirsi-Maria ja Jan nostivat esityksessään esille, että Suomessa ja Ruotsissa yli puolessa järjestetyistä tarjouskilpailuista saadaan pääasiassa nollasta kolmeen tarjousta. Erityisesti niiden tarjouskilpailujen määrä, joissa on ainoastaan yksi tarjoaja, on kasvanut. Tutkimuksen mukaan saatujen tarjousten pieni määrä aiheuttaa helposti sen, että tarjotut hinnat ovat korkeita, koska kilpailua ei ole.
Kilpailun vähäiseen määrään vaikututtavia tekijöitä
Tutkimuksessaan Kirsi-Maria ja Jan selvittivät kilpailun määrään vaikuttavia tekijöitä haastattelemalla hankintayksiköitä, hankintoihin erikoistuneita asianajajia, yritysjärjestöjä ja yrityksiä. Kaikki haastateltavat olivat yhtä mieltä siitä, että hankintayksiköiden ja hankinnan kohteen eroavaisuuksien vuoksi selkeää lukua riittävän kilpailun määrästä ei voida antaa. Saatujen tarjousten vähäinen määrä ei haastateltujen mielestä ole ongelma itsessään, vaan tärkeämpää on ns. pitää yllä illuusiota kilpailusta. Tämän mielikuvan avulla voidaan varmistua, että tarjoajilta saadaan aidosti laadukkaita tarjouksia, olipa niitä kuinka monta tahansa.
Syitä jättää tarjous tekemättä mainittiin useita. Yhdeksi tärkeimmistä syistä koettiin tarjousten tekemisen työläys. Työläys johtuu paljolti siitä, että tarjouskilpailut ovat hyvin erilaisia toimialasta tai hankintayksikön koosta riippuen. Niiden toteutukseen vaikuttavat myös esimerkiksi organisaation resurssit ja osaamisen taso. Tarjouspyynnöt sisältävät usein myös paljon erilaisia vaatimuksia. Kaikkien yksityiskohtaisten vaatimusten täyttämiseksi ja tarjouksen laatimiseksi täsmällisesti ja oikein, tarjoajan resurssit eivät useinkaan riitä. Muita syitä jättää tarjous tekemättä olivat muun muassa liian lyhyet tarjousajat. Lisäksi esteeksi tarjouskilpailuun osallistumiseksi koettiin voittomahdollisuuksien epäselvyys sekä kohtuuttomat vaatimukset, kriteerit ja sopimusehdot. Haastatteluista kävi ilmi myös jonkinasteinen epäluottamus hankintayksiköiden toimintaa kohtaan. Erityisesti tuotiin esiin epäilys, että hankintayksikkö pyrkisi nimenomaisesti saamaan tietyn voittajan.
Tutkimuksen tekijöiden mielestä kohtuuttomiksi koetut vaatimukset, kriteerit ja sopimusehdot sekä muut hankintaprosesseihin liittyvät ongelmat voidaan parhaiten välttää erityisesti jakamalla ja soveltamalla onnistuneissa hankinnoissa toteutettuja käytäntöjä. PTCS:n Kaisa Mäkinen ja Saila Eskola ovat käsitelleet tätä aihetta blogissaan Julkisten hankintojen hyviä käytäntöjä ja onnistuneita hankintoja.
Keinoja kilpailun lisäämiseksi
Esityksensä lopuksi Kirsi-Maria ja Jan kävivät läpi esille tulleita keinoja, joilla kilpailua voitaisiin lisätä. Yksi tärkeimmistä keinoista on resurssien lisääminen ja erityisesti osaamisen kehittäminen hankintayksiköissä. Kovin tiukkoja ja monimutkaisia vaatimusmäärittelyjä tulisi myös välttää. Hankinnan kohteen yksityiskohtaisen tarkan määrittelemisen sijaan olisi kaikkien kannalta parempi pyrkiä määrittelemään hankinnan kohde haluttuna lopputuloksena. Hankintayksiköiden pitäisi heidän mielestään myös luopua ajattelutavasta, jonka tarkoituksena on minimoida hallinnolliset kustannukset. Kilpailutuksen lopputuloksen kannalta on omien resurssien puuttuessa järkevää ja kustannustehokasta investoida jo kilpailutuksen suunnitteluvaiheessa ulkopuoliseen osaamiseen. Kulujen liiallinen minimointi ja osaavien resurssien puute kääntyy todennäköisesti kilpailutukselle asetettuja tavoitteita vastaan. Myös tarjoajien tukeminen ja heidän osaamisensa lisääminen on tärkeää, jotta tarjouskilpailuihin uskaltaudutaan mukaan. PTCS:n Saila Eskola on kirjoittanut blogin kilpailun lisäämisen keinoista otsikolla Miksi julkiset hankinnat vaativat rohkeutta? Kirjoituksessaan Saila keskittyy kilpailutusprosessin eri vaiheissa mahdollisesti ilmeneviin ongelmiin ja antaa omaan pitkään kokemukseensa perustuvia, arvokkaita vinkkejä ongelmien välttämiseksi.
Yhteenvetona todettakoon, että on monenlaisia keinoja siihen, että tarjouksia ja sitä kautta myös kilpailua saataisiin lisättyä. Kilpailun vähäisyys on tälläkin hetkellä jonkinlainen ongelma kaikilla toimialoilla ja kaikentyyppisissä ja -kokoisissa hankintayksiköissä niin Suomessa kuin Ruotsissakin. Edellä referoidusta tutkimuksesta ilmenee, että jo yhden tarjoajan lisäys tarjouskilpailuun osallistuvien toimijoiden määrään voisi helposti tuoda jopa 5 %:n kustannussäästöt.
Tiivistelmän on koonnut PTCS:llä harjoittelijana toimiva Tommi Keränen.
PTCS avustaa kaikissa hankintaprosessin vaiheissa
PTCS avustaa sinuakin menestymään kilpailutuksissasi. Asiantuntijoidemme osaamisen avulla voit nostaa kilpailutuksesi tasoa ja sitä kautta saatujen tarjousten määrää. Voimme tarjota sinulle apuamme tarpeesi mukaan vaikka vain jossain kilpailutusprosessisi vaiheessa. Tai laajimmillaan voimme ottaa vaikka koko kilpailutuksen hoidettavaksemme kanssasi alusta loppuun. Ota rohkeasti yhteyttä Laura Mäkeen tai pyydä tarjous.
Vahvista osaamistasi – tutustu kurssivalikoimaamme
Jos haluat lisätä omaa hankintaosaamistasi tai oppia jotain ihan uutta julkisista hankinnoista, tutustu koulutuskalenteriimme. Sieltä löydät erilaisia koulutuksia peruskursseista neuvottelumenettelyn läpiviemiseen.