Koronakriisi on päällä – mitä tapahtuu julkisille hankinnoille?

15.04.2020 | Blogi, Julkiset hankinnat

Monien muiden tavoin myös julkisia hankintoja tekevät hankkijat ja tarjoajat ovat joutuneet uuteen tilanteeseen. Koronakriisi on aiheuttanut paljon muutoksia normaaliin arkeen ja työelämään. Ne, joille se on mahdollista, ovat esimerkiksi siirtyneet kokonaan etätöihin. Yhteyden pitäminen ympäröivään maailmaan, kuten yhteistyökumppaneihin ja työkavereihin tapahtuu erilaisten enemmän tai vähemmän toimivien etäyhteyksien avulla. Poikkeustilanne kaiken kaikkiaan aiheuttaa paljon epävarmuutta kaikkialle – myös julkisten hankintojen tekemiseen.

Poikkeustilanne kurittaa myös yrittäjiä. Kriisin seurauksena useilta yrittäjiltä on monilla sektoreilla menossa bisnes alta. Monen yrityksen hommat ovat vähentyneet merkittävästi tai muuttaneet muotoaan totaalisesti. Pahimmillaan työt ovat jopa loppuneet kokonaan. Toisaalta monista on kuoriutunut tämän kriisin myötä myös monenlaisen uuden osaamisen ammattilaisia.

Työpaikan tai elinkeinon menettämisen pelon lisäksi jokainen meistä on huolissaan omasta ja läheistensä terveydestä. Varmasti me kaikki pohdimme, miten tästä kriisistä selvitään ja milloin tilanne palaa edes lähes entiselleen.

Tästä kaikesta epävarmuudesta huolimatta, ajattelin kuitenkin pysyä omassa leiviskässäni eli julkisissa hankinnoissa. Julkisten hankintojen ammattilaisena minua mietityttää erityisesti se, miten päällä oleva kriisi vaikuttaa ja tulee vielä pitkään vaikuttamaan julkisten hankintojen tekemiseen. Ja mitä keinoja nyt voisi olla mahdollista käyttää tilanteen helpottamiseksi.

Hankintojen tekeminen poikkeustilanteessa

Kuntaliitto ja Suomen Yrittäjät ovat antaneet omaa ohjeistustaan siitä, miten hankintayksiköiden tulisi nyt ja poikkeustilanteen jatkuessa toimia.

Suomalaiset yritysvaikuttajat ovat vetoomuksessaan toivoneet, että kansantalouden suojelemiseksi julkisia hankintoja tulisi mieluummin aikaistaa kuin lykätä. Kuten Suomen Yrittäjät ja Kuntaliitto yhteisessä suosituksessaan toteavat, ostoja ei ainakaan varmuuden vuoksi kannata laittaa jäihin. Näiden tahojen järjestämän tietoiskun Julkiset hankinnat liikkeelle koronakriisin aikana materiaalista löytyy hyviä vinkkejä pohdittavaksi ja toteutettavaksi juuri nyt. Erityisesti mieleeni jäivät nämä:

• Osatarjousten salliminen eli hankintayksikkö voi jakaa hankinnan erillisiin osiin ja määritellä osien koon ja kohteen.
• Kuntien ja yrittäjien tiiviimpi yhteistyö eli kuntien pitäisi nyt ryhtyä miettimään yhdessä yrittäjien kanssa keinoja löytää korvaavia kokonaisuuksia erityisesti alueellisille yrityksille, joiden palvelusopimukset ovat holdissa.
• Innovatiiviset ratkaisut eli erilaisiin koronakriisin aiheuttamiin tilanteisiin pitäisi nyt löytää uusia innovatiivisia ratkaisuja yrityskentältä ja järjestää suunnittelukilpailuja niiden toteuttamiseksi.

Julkinen sektori ostajana – paljon tietoa yrittäjille tarjolla

Sinä yrittäjä, joka et aikaisemmin ole ollut erityisen innostunut julkisesta sektorista ostajana, nyt on erittäin hyvä hetki lähteä tutustumaan tähän markkinaan. Jos kynnys tuntuu korkealta, sen madaltamiseksi on nyt saatavilla tietoa ehkä aiempaakin enemmän. Tietoa aiheesta löytyy esimerkiksi seuraavista linkeistä:

• Yrittäjäjärjestön hankintaoppaat ja muu hankintamateriaali
• Yrittäjät.fi/korona-sivusto, jossa neuvotaan, miten voit juuri nyt saada bisnestä julkisista hankinnoista
• Yritysakatemian järjestämä koulutus Menesty tarjoajana julkisissa hankinnoissa
• Mercellin järjestämä hankintawebinaari Menesty julkisissa hankinnoissa
• PTCS:n asiantuntijoiden kirjoittama blogi Tarjoajana julkisten hankintojen ihmeellisessä maailmassa
• Hankintaturisti-blogissa julkaistu blogikirjoitus Yritys, näin osallistut (ja menestyt) julkisissa hankinnoissa!
• Hannes Snellmanin sivuilla julkaistu blogikirjoitus Käytännön vinkkejä tarjouksen tekemiseen

Sopimuskauden aikaiset muutokset puolin ja toisin

Sopimuskauden aikainen toiminta oli vahvasti esillä Kuntaliiton ja Yrittäjien järjestämässä yllä mainitussa webinaarissa. Erityisesti mielestäni korostui se, että nyt pitää pyrkiä löytämään sellaisia ratkaisuja, joista aiheutuu mahdollisimman vähän vahinkoa puolin ja toisin. Tämä edellyttää luonnollisesti aina tapauskohtaista ja tarkkaa harkintaa. Jotta tämän harkinnan pystyisi tekemään, on sopimukset käytävä läpi huolellisesti ja yksitellen.

Käytännön vinkkeinä mieleeni jäivät sopimuksia läpikäytäessä pohdittavina asioina erityisesti seuraavat:

• Voiko sopimusta jatkaa toisesta päästä, jos sopimuksen mukaiset hankinnat ovat tilanteen takia keskeytyneenä? Eli sopimus jatkuisikin keskeytystä vastaavan ajan, sopimuskauden päättymisen jälkeen. Moni yritys on todennäköisesti hinnoitellut sopimuksen mukaiset palvelunsa tietyn sopimuskauden ja volyymin mukaisesti. Tämän vuoksi sopimuskauden mahdollinen jatkaminen on merkityksellinen kysymys monelle yrittäjälle. Saataisiinko esimerkiksi näin varmistettua se, että kumppanit ovat todennäköisesti kumppaneita jatkossakin.
• Pystyisikö hankintayksikkö aikaistamaan maksujaan? Esimerkiksi JYSE-ehtojen mukaisesti verkkolasku erääntyy maksettavaksi 21 päivän kuluttua hyväksyttävän laskun saapumisesta. Laskun maksaminen tätä nopeammin saattaisi parantaa yritysten asemaa.

Käy lukemassa myös, miten PTCS:n asiantuntijat ovat käsitelleet sopimuskauden aikaisia ratkaisuja blogissaan Koronavirustilanteen vaikutukset hankintasopimuksiin – mitä kannattaisi tehdä juuri nyt.

Ylivoimainen este – valmiuslaki ja hankinnat

Edellä jo useaan kertaan mainitussa Kuntaliiton ja Yrittäjien webinaarissa tuli esille, että koronavirustilanteen mahdollisesti aiheuttamasta ylivoimaisesta esteestä on syntynyt väärinkäsityksiä. On saatettu kuvitella, että poikkeustilanne automaattisesti mahdollistaisi sopimuksen purkamisen ylivoimaisen esteen perusteella. Näin ei ole. Ylivoimaisen esteenkin osalta tilanteen arvioiminen edellyttää tapauskohtaista arviointia ja malttia sopijapuolilta.

Oman mausteensa tilanteeseen tuo myös valmiuslaki. PTCS:n asiantuntijat ovat koostaneet kirjoituksen Valmiuslaki ja hankinnat, jossa analysoidaan muun muassa sitä, mitä valmiuslain käyttöönotto hankintojen kannalta tarkoittaa. Aihetta käsitellään myös 17.4.2020 klo 9.30–10.45 järjestettävässä PTCS:n maksuttomassa webinaarissa. Vielä ehdit ilmoittautua mukaan.

Julkisilla hankinnoilla on merkitystä

Julkisten hankintojen strateginen merkitys korostuu entisestään näissä poikkeuksellisissa oloissa, kun talouden pyörät täytyy pystyä pitämään pyörimässä. Hankintayksiköt ovat nyt strategisesti tärkeässä asemassa ja voivat omalla toiminnallaan parhaimmillaan tukea alueellista yritystoimintaa.

Julkisten hankintojen tekemistä ei kannata nyt missään nimessä lopettaa. Sen sijaan koko hankintalain valikoimapaletti on otettava käyttöön. Esimerkiksi osatarjousten salliminen, nopeutettu menettely, sopimusten mukauttaminen vallitseviin olosuhteisiin sekä menettelysäännösten joustavuus kansallisissa hankinnoissa voivat olla hyviä vaihtoehtoja sovellettavaksi tässä tilanteessa. Nyt kannattaa ehdottomasti käyttää näitä hankintalain mahdollisuuksia hyväksi. Hyvällä hankintayksiköiden ja yritysten välisellä yhteistyöllä tästäkin poikkeuksellisesta tilanteesta varmasti selvitään.

Blogin on kirjoittanut PTCS:n toimitusjohtaja Saila Eskola.

PTCS:ltä saat apua julkisiin hankintoihin

Suomen johtava julkisten hankintojen asiantuntijatoimisto PTCServices Oy auttaa sinua kaikissa julkisiin hankintoihin liittyvissä asioissa. Toimimme normaalisti myös nyt poikkeusaikana. Kysy lisää tarjoamistamme palveluista Laura Mäeltä.