Viisi vinkkiä Cloudian käytön tehostamiseen

Yhä useammalla hankintayksiköllä on käytössään Cloudia Kilpailutus -järjestelmä tai hankintayksiköt ovat ottamassa järjestelmää käyttöön. Jo pelkästään järjestelmän käyttöönotto tehostaa ja helpottaa hankintaprosessia, mutta miten järjestelmästä saa mahdollisimman suuren hyödyn irti? Alla viisi vinkkiämme, joilla kokemustemme mukaan pystyy tehostamaan kilpailutusjärjestelmän käyttöä ja saamaan siitä suuremman potentiaalin irti.

Omien mallipohjien luominen

Kilpailutus-järjestelmään on mahdollista luoda omat, hankintayksikkökohtaiset mallipohjat. Ne kannattaa luoda yleisimmille hankintalajeille ja menettelyille. Hankintaprosessin käynnistäminen on huomattavasti helpompaa ja nopeampaa, kun hankintayksiköllä on olemassa sekä tavara- että palveluhankinnoille yleisimmin käytettyihin menettelyihin omat mallipohjansa, joista löytyvät myös hankintayksikössä käytössä olevat vakiotekstit. Kun käytätte näitä valmiita mallipohjia, noudattaa tarjouspyynnön rakenne vakioitua kaavaa.

Vakiomuotoisen tarjouspyynnön lukeminen on tarjoajan sekä luonnollisesti myös hankintayksikön näkökulmasta paljon sujuvampaa ja selkeämpää. Mallipohjia käyttämällä varmistatte myös, ettei asiakirjoista jää puuttumaan olennaisia, joissain tapauksissa jopa kriittisiä kohtia. Mallipohjat kannattaa nimetä selkeästi, jotta kaikki organisaatiossa hankintoja tekevät osaavat valita heti prosessin alussa oikean mallipohjan käyttöönsä.

Oman kriteerikirjaston rakentaminen

Referenssivaatimukset tai vaikkapa henkilöstön osaamiseen liittyvät vaatimukset noudattelevat usein tiettyä rakennetta. Cloudia Kilpailutus -järjestelmän kriteerikirjaston avulla voidaan yleisimmin käytetyt soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimukset tallentaa yhtenäiseksi/omaksi kriteeriryhmäkseen. Valmiiden kriteeriryhmien avulla ei jokaisen hankinnan kohdalla tarvitse erikseen miettiä vaatimuksia uudelleen. Poimitte vain haluamanne vaatimukset järjestelmän kriteerikirjastosta yksittäisinä tai valmiina kriteeriryhmänä ja vasta tämän jälkeen muokkaatte vaatimusten sisältöä vastaamaan paremmin kyseessä olevaa hankintaa. Myös kriteerikirjastoon laadittujen vaatimusten tai vaatimusryhmän osalta suosittelemme kiinnittämään erityishuomioita nimeämiseen. Liian usein löytyy kriteerikirjastoista vaikkapa soveltuvuusvaatimuksille useampia kriteeriryhmiä, joilla on täysin tai lähes sama nimi. Nimeämiseen todellakin kannattaa kiinnittää huomiota, ettei oikean vaatimusryhmän löytämiseen kulu turhaa aikaa.

Vertailuperusteiden luominen rakenteellisesti

Vertailuperusteiden laatiminen rakenteellisesti voi vaatia aikaa, mutta huolella tehty työ palkitaan viimeistään tarjousten vertailuvaiheessa. Parhaimmassa tapauksessa tarjousten vertailu on valmis saman tien, kun tarjoukset on avattu ja niiden soveltuvuus ja tarjouspyynnönmukaisuus on tarkastettu. Myös siinä tilanteessa, että hankintayksikkö suorittaa vertailua esimerkiksi suunnitelmien perusteella ja lisää pisteitä jälkikäteen, on vertailutaulukon pohja jo olemassa. Kun vertailuperusteet on laadittu rakenteellisesti, päästään ylimääräisistä liitteistä eroon. Rakenteellisesti laadituista vertailuperusteista saat koottua oman kriteeriryhmän, jota voi hyödyntää jatkossa myös muissa kisoissa.

Toimintatapojen ja materiaalien laatiminen yhdessä

Moniin pöytälaatikoihin on varmasti säilötty jo niin paljon hyviä ideoita ja toteutusohjeita, ettei niihin mahdu enää yhtään lisää. Kun olette koonneet mallipohjat ja vaatimukset kriteerikirjastoon, kannattaa ehdottomasti pitää huoli siitä, että niitä myös käytetään. Tässä auttaa, että toimintatavoista sovitaan ja materiaalit luodaan yhdessä kaikkien hankintojen tekemiseen osallistuvien kesken. Näin kaikki ovat varmasti motivoituneempia niitä jatkossa käyttämään.

Säännöllisestä siivouspäivästä huolehtiminen

Vaikka nimeämiskäytännöistä ja käyttöohjeista on yhdessä sovittu, voi hankintakohtaisia mallipohjia tai erilaisia, vaihtelevasti nimettyjä kriteeriryhmiä kertyä vuosien saatossa kymmeniä, ellei satoja. Näissä sekalaisissa mallipohjissa tai kriteeriryhmissä saattaa esiintyä virheellisiä tai huonoksi havaittuja muotoiluja tai ehtoja, joita ei missään nimessä kannattaisi enää uudelleen todistaa huonoiksi. Järjestelmän sisältö kannattaa siis ehdottomasti siivota säännöllisin väliajoin. Silloin huolella laadituista, vakioiduista mallipohjista saadaan irti kaikki se hyöty, joka niistä parhaimmassa tapauksessa on saavutettavissa!

Myös päättyneiden kisojen materiaalit kannattaa siirtää Arkisto-kansioon viimeistään siinä vaiheessa, kun sopimus on tehty. Hyvin ylläpidetyssä järjestelmässä kansiorakenne pysyy selkeänä ja ajantasaisena ja sieltä on helppo hahmottaa, mitkä kisat ovat valmiita ja mitkä vaativat vielä toimenpiteitä.

Tekstin ovat kirjoittaneet PTCS:n Cloudia-asiantuntijat Jesse Hakkarainen ja Laura Mäki.

Tarvitsetko apua tai koulutusta Cloudia-järjestelmän käytössä?

PTCS on tehnyt Cloudia Oy:n kanssa yhteistyötä Kilpailutus-järjestelmän kouluttamisessa ja asiantuntijapalveluissa  jo vuodesta 2013. Tutustu Cloudia-koulutuksiimme tai ota yhteyttä Laura Mäkeen.


Tags: Cloudia Kilpailutus -järjestelmäkriteerikirjastomallipohjat

Arkisto: Viisi vinkkiä Cloudian käytön tehostamiseen